Präzise Prognosen sind eine stark unterschätzte Fähigkeit in der modernen Geschäftswelt und ein Bereich, den Sie verbessern sollten, wenn Sie den Wert Ihrer Planung und Analysen maximieren möchten. Der einzige Weg dorthin führt jedoch über eine Feedbackschleife, in der Sie auf die in der Vergangenheit verwendeten Prognosemethoden zurückblicken und bewerten, wie sie sich angesichts der Unwägbarkeiten der realen Welt geschlagen haben.

Aus diesem Grund kann eine Prognose-Post-Mortem-Analyse ein so aufschlussreicher Bestandteil Ihrer FP&A-Entwicklung sein.

Was ist eine Prognose-Post-Mortem-Analyse?

Wie der Name schon sagt, blickt man bei einer Prognose-Post-Mortem-Analyse auf vergangene Prognosen zurück und bewertet, wie nah sie an den tatsächlichen Zahlen lagen. Viele Unternehmen sind mit dem allgemeinen Konzept vertraut, das die Berechnung und Interpretation der Abweichungen für jede einzelne Position umfasst. Dies kratzt jedoch lediglich an der Oberfläche dessen, was eine Prognose-Post-Mortem-Analyse leisten kann.

Der wahre Wert entsteht, wenn man diesen Differenzen auf den Grund geht und die Annahmen aufschlüsselt, die zur Ermittlung dieser Zahlen herangezogen wurden. Denn natürliche Abweichungen wird es immer geben – wir haben schließlich keine Kristallkugel. Das Einzige, was wir tatsächlich kontrollieren können, sind die Annahmen und Treiber, die wir für die Erstellung der Prognose selbst verwendet haben. Wenn wir diese also mit den tatsächlichen Geschehnissen vergleichen können, können wir unser Verständnis unserer Branche, unseres Unternehmens und der Welt im Allgemeinen gezielt verfeinern.

Vorbereitung auf eine effektive Prognose-Post-Mortem-Analyse

Der erste Schritt erfolgt bereits zu dem Zeitpunkt, an dem Sie die Prognosen tatsächlich erstellen: Sie müssen Ihre Annahmen und Treiber klar und gründlich dokumentieren. IBM Planning Analytics / TM1 ist hierbei eine große Hilfe, da es Details zu Kosten- und Umsatztreibern auf verschiedenen Granularitätsebenen erfassen kann – und Ihnen so echte Transparenz darüber bietet, wie diese Zahlen berechnet wurden. Unabhängig davon, welches System Sie verwenden, bedeutet das Festhalten der wichtigsten Bausteine hinter jeder Zahl, dass Sie über eine Ausgangsbasis verfügen, mit der Sie die Ergebnisse vergleichen können, wenn Sie schließlich zur eigentlichen Post-Mortem-Analyse übergehen.

Es lohnt sich auch, qualitative Notizen zu den Überlegungen und der Strategie zu machen, die den Prognosen zugrunde liegen, da diese der Situation viel zusätzlichen Kontext verleihen. Glauben Sie nicht, dass Sie sich in einem Jahr noch daran erinnern werden – das werden Sie nicht. Nehmen Sie sich im Vorfeld etwas Zeit, um den Prozess zu dokumentieren, und Sie sind in einer viel besseren Position, um echten Mehrwert aus der Übung zu ziehen.

Worauf sollten Sie bei einer Prognose-Post-Mortem-Analyse achten?

Hier sind einige wichtige Überlegungen für die Durchführung Ihrer eigenen Prognose-Post-Mortem-Analyse:

• Wählen Sie die richtige Kennzahl zur Messung der Prognosegenauigkeit. Der mittlere absolute prozentuale Fehler (Mean Absolute Percentage Error, MAPE) gilt allgemein als die beste Methode zur Messung der Prognosegenauigkeit. Wichtig ist jedoch auch, auf welcher Granularitätsebene der MAPE berechnet wird. Wie immer bei Prognosen gilt: Achten Sie darauf, dass Ihre Granularität stimmt.

  
  

• Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Abweichungen, die in absoluten Prozentwerten am größten sind, da diese die deutlichsten Ausreißer darstellen. Gehen Sie jeder einzelnen nach, ermitteln Sie, welche Annahmen falsch waren, und versuchen Sie, die Kausalität dahinter zu verstehen. Auf der anderen Seite sollten Sie eine Wesentlichkeitsgrenze ziehen, damit Sie nur Dinge untersuchen, die für das Unternehmen tatsächlich spürbare Auswirkungen haben.

  
  

• Suchen Sie nach Mustern bei Ihren Abweichungen (im Zeitverlauf und innerhalb eines einzelnen Berichtszeitraums), da dies auf einen systemischen Prognosefehler hindeuten kann. Wenn Sie beispielsweise bei Ihren Fixkosten regelmäßig über dem Budget liegen, lohnt es sich, mit Ihren Kostenrechnern zu sprechen, um der Ursache auf den Grund zu gehen. Manchmal handelt es sich einfach nur um ein Missverständnis zwischen Teammitgliedern, und dessen Klärung kann viele nachgelagerte Probleme lösen.

  
  

• Ignorieren Sie auch Fälle nicht, in denen Ihre Prognosen nahezu perfekt waren, da auch diese viele Informationen darüber enthalten können, was Sie richtig machen. Wenn Sie auf eine äußerst effektive Prognosetechnik für eine bestimmte Position gestoßen sind, prüfen Sie, ob Sie diese an anderer Stelle anwenden können, um die Genauigkeit dort ebenfalls zu verbessern.

  
  

• Holen Sie Feedback von so vielen Personen wie möglich ein. Prognosen in großen Unternehmen sind komplexe und kollaborative Prozesse, die ein hohes Maß an Koordination erfordern, um erfolgreich zu sein. Versuchen Sie daher, so viele Stakeholder wie möglich in die Post-Mortem-Analyse einzubeziehen, damit alle voneinander lernen können und das Kompetenzniveau im gesamten Unternehmen steigt.

  
  

Dies sind nur einige der Bestandteile einer effektiven Prognose-Post-Mortem-Analyse. Wenn Sie diese Prinzipien befolgen, werden Sie feststellen, dass Sie Ihre Prognosen optimieren und infolgedessen bessere Geschäftsentscheidungen treffen können.

Apliqo entwickelt Tools und bietet Unterstützung für Unternehmen, die komplexe Prognoseprozesse durchführen und das Beste daraus machen möchten. Wenn Sie herausfinden möchten, wie wir zusammenarbeiten können, nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf und lassen Sie uns sehen, wie wir Ihnen helfen können.