Verschiedene Herausforderungen zwingen Unternehmen dazu, alte, kostenineffiziente Strukturen abzubauen. Auf der Suche nach neuen Budgetierungsoptionen rückt eine bekannte, aber kontroverse Methode wieder ins Rampenlicht: Zero-Based Budgeting (ZBB).

Wachstumsherausforderungen, Kostendruck und neue Konkurrenz aus Fernost – die Herausforderungen für Unternehmen kommen selten allein. CFOs stehen daher vor einem hektischen Planungsherbst. Vor allem besteht derzeit eine hohe Nachfrage nach neuen Methoden für eine effiziente und flexible Budgetierung. Ein alter Trend, der auf die 1970er-Jahre in den USA zurückgeht, taucht scheinbar wie gerufen wieder auf. Damals entwickelte Peter Phyrr, ein ehemaliger Manager bei Texas Instruments, die Idee des Zero-Based Budgeting und setzte sie in seinem Unternehmen erfolgreich um.

Bei Null anfangen

Beim Zero-Based Budgeting wird das Budget jedes Jahr von Grund auf neu berechnet. Alle Ausgaben für die nächste Periode müssen neu begründet werden. Mit anderen Worten: Die Planungsphase beginnt immer bei Null und setzt voraus, dass jede Funktion regelmäßig im Hinblick auf Kosten und Nutzen überprüft werden muss – im Gegensatz zu den meisten gängigen Verfahren, bei denen die Planung stets mit dem aktuellen Budget beginnt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die verschiedenen Budgetposten werden auf Basis der unmittelbaren Bedürfnisse der unterschiedlichen Abteilungen für das Folgejahr berechnet und basieren nicht einfach blind auf dem Budget oder Kostenniveau des Vorjahres. Dadurch können ineffiziente und starre Strukturen abgebaut werden. Ziel ist es, jede geplante Ausgabe gründlich zu prüfen und zu rechtfertigen, sodass alle Budgetposten nur dann freigegeben und genehmigt werden, wenn sie im jeweiligen Umfang tatsächlich erforderlich sind.

Nachhaltiges Kostenmanagement

Es mag einfach klingen, ist aber tatsächlich sehr tiefgreifend. Zero-Based Budgeting umfasst weit mehr als nur die Erstellung eines Budgets von Grund auf. ZBB ist ein zyklischer Prozess mit dem klaren Ziel, ein nachhaltiges Kostenmanagement im Unternehmen zu etablieren. Dies wird dadurch begünstigt, dass ZBB auf jede Art von Kosten anwendbar ist. Ob Investitionen, Betriebsausgaben, Marketingkosten oder Vertriebsaufwendungen – alle Unternehmensposten können von Grund auf neu austariert werden. Gleichzeitig kann eine Methode aus den 1970er-Jahren natürlich Schwierigkeiten haben, die Komplexität der heutigen Geschäftswelt abzubilden. Es sind moderne Lösungen erforderlich, damit der ZBB-Prozess effizient, transparent und effektiv umgesetzt werden kann.

Ausgaben identifizieren und begründen – ein konkretes Beispiel

Nehmen wir an, ein Unternehmen aus dem Maschinenbau führt Zero-Based Budgeting ein. Dieser Prozess erfordert eine genauere Prüfung der Kosten in der Fertigungsabteilung des Unternehmens. Der CFO stellt daraufhin fest, dass die Kosten für bestimmte Komponenten, die in den Endprodukten verwendet und an einen anderen Hersteller ausgelagert wurden, jedes Jahr um 5 % steigen. Das Unternehmen verfügt jedoch über das Know-how und die Technologie, um diese Komponenten selbst herzustellen. Nach sorgfältigem Abwägen der Vor- und Nachteile stellt das Unternehmen fest, dass es die Komponenten kostengünstiger als der externe Lieferant produzieren kann und dies intern tun sollte.

In der Vergangenheit hätte das Unternehmen in diesem Fall möglicherweise einfach blind das Budget für den Einkauf der entsprechenden Komponenten erhöht und die Steigerung geschickt verschleiert. Durch die Anwendung von Zero-Based Budgeting war es jedoch in der Lage, potenzielle Alternativen zu identifizieren und zu beurteilen, ob es besser wäre, die Teile selbst herzustellen. Kostentreiber innerhalb von Abteilungen lassen sich mit herkömmlichen Budgetierungsmethoden nicht identifizieren. Im Gegensatz dazu ist ZBB ein detaillierter Prozess, der darauf abzielt, Ausgaben aufzudecken und zu rechtfertigen. Wichtig ist, dass die Kosten des ZBB-Prozesses selbst stets gegen die Einsparungen abgewogen werden, da Zero-Based Budgeting in der Regel mit mehr Zeit und Aufwand verbunden ist.

Planungstools als Basis für ZBB

Die Einführung von ZBB ist nur dann sinnvoll, wenn der gesamte Prozess effizient, transparent und effektiv durchgeführt werden kann. Planungslösungen wie die Apliqo C3 Performance Management Suite bilden hierfür die Grundlage, da solche Analysetools zur Identifizierung wesentlicher Bedarfs- und Kostentreiber genutzt werden können. Diese Werttreiber ermöglichen die Erstellung detaillierter Bottom-up-Teilpläne für Vertrieb, Materialkosten, Personalkosten, Betriebsausgaben und alle anderen relevanten Aufwandspositionen, die letztlich in eine integrierte Planung münden. Dies ermöglicht eine ganzheitliche Betrachtung von Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Cashflow, die auf ZBB-Methoden basieren und somit Kosten effizient zuordnen.