Wenn Sie zum ersten Mal an die Implementierung eines neuen FP&A-Systems herangehen, kann das sehr überwältigend sein. Es gibt vieles richtig zu machen, und die Entscheidungen, die Sie frühzeitig treffen, werden einen überproportionalen Einfluss darauf haben, wie das gesamte System langfristig für Sie funktioniert. Im schlimmsten Fall kann eine schlechte anfängliche Entscheidung dauerhafte Konsequenzen haben, mit denen Sie leben müssen. Aus diesem Grund ermutigen wir neue Kunden stets dazu, sich während des Einrichtungsprozesses Zeit zu nehmen und so gründlich wie möglich vorzugehen, da dies dazu beiträgt, viele spätere Probleme zu vermeiden.

In diesem Sinne möchten wir einen kurzen Blick auf einige der vielen Funktionen werfen, auf die Sie bei der Einrichtung Ihres FP&A-Ökosystems achten sollten.  Diese finden sich alle im Administrationsmodul von Apliqo FPM – wo Sie nach Belieben Anpassungen und Änderungen vornehmen können.  Um dies jedoch optimal zu nutzen, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, worum es sich bei einigen dieser entscheidenden ersten Säulen eigentlich handelt.

1. Rollen.  Da so viele verschiedene Personen mit Ihrem System interagieren, sollten Sie sorgfältig darüber nachdenken, was jede Person in ihrer jeweiligen Rolle tun und nicht tun darf.  Apliqo FPM ermöglicht es, hochspezifische Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigungen für jeden Benutzertyp festzulegen, sodass Sie steuern können, wer was und wann tun darf und welche Daten und Unternehmensstrukturen eingesehen und bearbeitet werden können.
   
   

2. Datensicherungen.  Wir können gar nicht genug betonen, wie wichtig es ist, Ihre Daten regelmäßig zu sichern.  Indem Sie von Anfang an eine robuste Strategie und einen soliden Prozess etablieren, stellen Sie sicher, dass Sie nie unvorbereitet getroffen werden, wenn etwas schiefgeht.  Sie können die Daten aus einer aktuellen Sicherung wiederherstellen und sich dabei erleichtert den Schweiß von der Stirn wischen.
   
   

3. Zeithorizont.  Die Definition Ihrer Zeithorizonte sowohl für historische Daten als auch für Ihre Planung hilft dabei, das System im Allgemeinen besser an Ihre strategischen und regulatorischen Anforderungen anzupassen.  Dies sorgt für aussagekräftigere Benchmarks und somit für einen reibungsloseren Ablauf.
   
   

4. Kontenrahmen.  Der Kontenrahmen Ihres Unternehmens ist das Herzstück Ihrer gesamten Finanzplanung und -analyse. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie diesen sorgfältig durchdenken.  Sich hier Zeit zu nehmen, um eine tragfähige Lösung für Ihre spezifischen Anforderungen zu finden, wird sich im Zuge des Wachstums und der Expansion Ihres Unternehmens um ein Vielfaches auszahlen.
   
   

5. KPIs.  Sie sollten sich stets darüber im Klaren sein, welche KPIs für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Indem Sie diese in das Fundament Ihres Finanzsystems integrieren, stellen Sie sicher, dass sie immer im Fokus bleiben.
   
   

6. Geschäftssegmentierung.  Wenn Sie Ihre Unternehmensdaten detailliert analysieren und zerlegen („Slice and Dice“), sollten Sie verschiedene Ansichten nutzen können, die für bestimmte Entscheidungsträger relevant sind.  Daher sollten Sie Ihre Geschäftsaktivitäten angemessen segmentieren, um eine klare Abgrenzung zu schaffen, die den Reporting-Prozess erheblich erleichtern kann. Die Verwendung alternativer Hierarchien ist hierbei der Schlüssel, um sowohl Ist-Ergebnisse als auch Prognosen analysieren bzw. flexibel auswerten zu können.
   
   

7. Granularität. Lassen Sie sich nicht im Paradoxon zwischen Präzision und Genauigkeit fangen. Das kann eine Falle sein. Moderne Systeme sind in der Lage, riesige Datenmengen zu verarbeiten, aber nur weil man etwas tun kann, heißt das noch lange nicht, dass man es tun sollte. Es ist völlig in Ordnung und tatsächlich sogar sinnvoll, dass Budgets und Prognosen einen anderen Detaillierungsgrad aufweisen als Ist-Werte. Zu viele Details in Prognosen können viel zusätzliche Arbeit ohne jeglichen Mehrwert verursachen. Die Wahl der geeigneten Granularität sowohl für Ist- als auch für Prognosedaten ist eine Ihrer wichtigsten Entscheidungen bei der Einrichtung eines Systems.
   
   

8. Externe Konnektoren.  Wenn Sie ein Tool wie Apliqo verwenden, haben Sie die Möglichkeit, eine Vielzahl externer Softwareanwendungen anzubinden, die Daten in Ihr System übertragen und daraus abrufen können.  Wenn Sie dies vorab konfigurieren, erleichtert dies die Implementierung, sodass Sie die Systeme, auf die Sie sich bereits verlassen, nahtlos weiternutzen können.
   
   

9. Planungstreiber.  Sie können damit beginnen, einige wichtige Treiber sowohl für Erlöse als auch für Kosten einzurichten, die dann als Grundlage für Ihre Planungs- und Forecasting-Funktionen dienen.  Dies kann im Laufe der Zeit natürlich noch feinjustiert werden, aber es ist eine gute Idee, frühzeitig damit zu beginnen, damit Sie sofort fundierte Entscheidungen auf einer soliden Basis treffen können.

   
   

Dies kratzt kaum an der Oberfläche dessen, wie eine effektive Implementierung aussieht, aber hoffentlich vermittelt es Ihnen ein Gefühl für einige der wichtigsten Überlegungen, die im Vordergrund stehen sollten.

Wie bereits erwähnt, finden Sie die Hebel für all diese Einstellungen im FPM-Administrationsmodul – was es sehr einfach macht, die gewünschte Konfiguration für Ihr Unternehmen zu erzielen.  Das gesamte Modul wurde vor kurzem optisch überarbeitet, ein Blick darauf lohnt sich also definitiv!  Wir hoffen, dass wir durch die bessere Zugänglichkeit dieser zusätzlichen Funktionalität für unsere Benutzer die Ergebnisse maximieren und die Effizienz auf breiter Front steigern können.