In der zweiten Ausgabe der neuen Webinar-Reihe von Apliqo führt Sie unser Gastreferent Jack Alexander durch die Schritte zur Verbesserung Ihrer Budgetierungs- und Planungsprozesse.

Das Problem mit der traditionellen Budgetierung

„Traditionelle Planungsmodelle haben einen starken Finanzfokus“, sagt Jack. „Das große Problem dabei ist, dass die meisten Manager diese Pläne als reine Finanzübungen ansehen, die ihnen in keiner Weise weiterhelfen.“

In diesen traditionellen Planungs- und Budgetierungsmodellen gehen viele Treiber und wichtige Erkenntnisse in den Details unter. Alle Eingaben werden gleich behandelt, und die Erstellung der Pläne nimmt typischerweise viel Zeit in Anspruch. Vor allem aber berücksichtigen traditionelle Budgetierungs- und Planungsmodelle keine Unsicherheiten.

„Meine Karriere erstreckt sich über 5 Jahrzehnte bis in die 1970er Jahre zurück, und ich kann mich an keine Zeit mit größeren Veränderungen und Unsicherheiten erinnern als heute“, sagt Jack. „Da dies der Fall ist, können wir im heutigen Umfeld einfach nicht mehr dieselben veralteten Tools und traditionellen Budgetierungsprozesse von vor Jahren verwenden.“

Um Ihnen den Abschied von diesen traditionellen Planungs- und Budgetierungsansätzen zu erleichtern, schlägt Jack Folgendes vor:

Jack Alexanders Top-5-Best-Practices für Budgetierung und Planung

1. Top-Down-Planungsrichtlinien etablieren

Der erste Schritt zur Verbesserung Ihrer Budgetierungsprozesse besteht darin, einige übergeordnete Planungsrichtlinien der Geschäftsleitung festzulegen, die bei der Erstellung Ihrer kommenden Pläne und Prognosen helfen.

Traditionelle Budgetierungsansätze sind von unten nach oben (Bottom-up) strukturiert, wodurch viele der Schlüsseldaten, die die Leistung Ihres Unternehmens widerspiegeln, letztlich in den Details Ihrer Berichte und Budgets verborgen bleiben.

„Traditionell baten wir die Mitarbeiter um detaillierte Budgetschätzungen, die dann in Abteilungsübersichten zusammengefasst und schließlich in eine Gewinn- und Verlustrechnung eingespeist wurden“, sagt Jack.

„Eines der Hauptprobleme bei diesem Ansatz ist, dass er eine fast ausschließlich finanzielle Perspektive bietet, anstatt eine umfassende Überprüfung der Unternehmensleistung darzustellen.“

Um dies zu verbessern, empfiehlt Jack die Verwendung einer Top-Down-Budgetierung, bei der das Führungsteam gemeinsam mit der Finanzabteilung einen übergeordneten Überblick über das kommende Jahr sowie einfache Richtlinien zur Unterstützung der zukünftigen Planung erarbeitet.

2. Treiberbasierte Analysen nutzen

Ein weiterer wichtiger Aspekt für eine bessere Planung ist die Identifizierung und Fokussierung auf Ihre wichtigsten Geschäftstreiber (Business Drivers).

Nun ändern sich diese Treiber natürlich von Unternehmen zu Unternehmen. Es gibt jedoch eine Reihe von universellen Treibern, die der Leistung fast jedes Unternehmens zugrunde liegen. Dazu gehören:

• Umsatz und Margen

• Wesentliche Kostentreiber

• Makroökonomische Faktoren

• Große Investitionen

• Humankapital

• Risiken und Chancen

3. Rollierende Prognosen für einen detaillierten Geschäftsausblick nutzen

„Die rollierende Prognose bzw. der Geschäftsausblick ist wirklich ein Schlüsselelement für die Entwicklung eines robusten Planungsrahmens im sich schnell verändernden Umfeld von heute“, so Jack.
Im Gegensatz zu traditionellen Budgetaufstellungen oder Prognosemodellen bietet die rollierende Prognose Unternehmen die Flexibilität, ihren Ausblick als Reaktion auf Veränderungen im Geschäftsumfeld im laufenden Betrieb anzupassen.
 
Laut Jack muss eine solide rollierende Prognose immer:

• Einen Prognosehorizont von mindestens 12 Monaten haben

• Ein robustes und dennoch flexibles Prognosemodell aufweisen, das jederzeit angepasst werden kann

• Die wichtigsten Annahmen und Geschäftstreiber des Unternehmens explizit benennen (wie die zuvor aufgeführten)

• Eine umfassende Überprüfung der Leistung bieten

  
  

„Die rollierende Prognose kann wirklich zum Eckpfeiler Ihrer Hochrechnungen werden, da sie direkt in Ihren operativen Plan einfließen kann und zudem die Grundlagen für Ihre längerfristigen Projektionen legt“, sagt Jack.
 
Rollierende Prognosen zwingen Ihr Unternehmen außerdem dazu, Trends sowie Unsicherheiten in den kommenden 12 bis 24 Monaten zu identifizieren, und geben Ihrem Führungsteam dadurch die Möglichkeit, sich frühzeitig mit diesen Vorteilen/Herausforderungen auseinanderzusetzen.

4. Langfristige Leistungsprognosen nutzen

„Bei der Beurteilung der langfristigen Leistung erweitern wir im Wesentlichen den Prognosehorizont, und das bringt einige einzigartige Herausforderungen mit sich“, erklärt Jack.
 
Im Gegensatz zu rollierenden Prognosen haben diese langfristigen Überprüfungen einen Horizont von 3 bis 7 Jahren und berücksichtigen mehr Risiken und Unsicherheiten als ein 12- bis 24-Monats-Ausblick.
 
Aufgrund ihres erweiterten Umfangs bieten diese Pläne wirklich einen umfassenderen Einblick in die Leistung Ihres Unternehmens und verschaffen Ihrem Führungsteam eine Gesamtperspektive (das „Big Picture“). Daher sind langfristige Prognosen äußerst nützlich als Orientierungshilfe für:

• Strategische Planung

• Investitionsentscheidungen

• Fusionen/Übernahmen (M&A)

• Bewertung der Organisation als Ganzes

  
  

Langfristige Leistungsprognosen müssen flexibel sein, genau wie rollierende Prognosen, damit Ihr Team verschiedene Szenarien modellieren kann, um die Auswirkungen von Dingen wie neuen Übernahmen, Produkten oder Investitionen auf Umsatz, ROI, Rentabilität und mehr abzubilden.

5. Szenarioanalysen für noch tiefere Prognosen einsetzen

„Eine Szenarioanalyse ist ein plausibles Zukunftsnarrativ oder eine Geschichte, die sich auf viele Variablen im gesamten Unternehmen auswirkt“, sagt Jack. Diese Art der Analyse ist angesichts der wirtschaftlichen Unsicherheit, mit der Unternehmen heute konfrontiert sind, von enormer Bedeutung.
 
Im Gegensatz zur Sensitivitätsanalyse verändert und misst die Szenarioanalyse nicht nur Variationen einer einzelnen Variable (wie beispielsweise des Umsatzes). Stattdessen zieht sie ein ganzes Narrativ in Betracht (wie beispielsweise eine Rezession) und die verschiedenen Arten, wie sich dieses auf das Unternehmen auswirken könnte.
 
„Bei der Betrachtung einer Rezession würde eine Szenarioanalyse beispielsweise Variablen wie Stückzahlen, Preisgestaltung, Humankapitalfluktuation, Vergütung und mehr berücksichtigen“, sagt Jack.
 
Die Szenarioanalyse geht über die meisten anderen Planungstools hinaus und bietet außergewöhnlich tiefe Einblicke in die Leistung Ihres Unternehmens in verschiedenen Situationen. Sie hilft dabei, ein Bewusstsein für Unsicherheiten zu institutionalisieren, und regt eine offene Diskussion über die vielen Möglichkeiten – sowohl positive als auch negative – am Horizont an.

Beginnen Sie noch heute mit einer besseren Planung

Mit den richtigen Richtlinien und Treibern kann die Einführung von Planungsprozessen wie rollierenden Prognosen, langfristigen Projektionen und Szenarioanalysen die Art und Weise, wie Sie die Leistung Ihres Unternehmens bewerten, für immer verändern.
 
Wir bei Apliqo sind stolz darauf, CFOs und ihren Finanzteams zu mehr Effektivität zu verhelfen. Verpassen Sie nicht, an unserem nächsten Webinar zum Thema „Vorbereitung auf und Bewältigung von wirtschaftlichen Abschwüngen“ am 11. Dezember 2019 teilzunehmen.