In seiner Präsentation zeigte uns Jack, wie wir sowohl unsere Finanzprozesse als auch die Talente in unserem Team effektiv evaluieren können, um den Anforderungen des sich wandelnden FP&A-Umfelds gerecht zu werden. Im Folgenden stellen wir Ihnen 3 der besten Tipps von Jack vor, die auf seiner mehr als 40-jährigen Erfahrung basieren.

Für weitere Details zur Verbesserung Ihrer FP&A-Prozesse sollten Sie sich hier das vollständige Webinar ansehen und sich für zukünftige Präsentationen von Experten wie Jack oder Mitgliedern des Apliqo-Teams anmelden.

Die Herausforderungen des aktuellen FP&A-Umfelds verstehen

Die FP&A-Landschaft verändert sich. Das Aufkommen von Big Data, verbesserten Analysen, fortschrittlicher Datenvisualisierung, neuen Technologien und KI erhöht die Anforderungen und Erwartungen an Finanzteams.

„FP&A war im Finanzwesen schon immer eine Aktivität mit zentraler Wertschöpfung“, sagt Jack. „Die Bandbreite und der Umfang von FP&A haben sich im Laufe der Zeit jedoch dramatisch verändert.“

Heute müssen FP&A-Teams mehr tun, als nur dieselben alten historischen Berichte mit Blick auf vergangene Daten zu erstellen. Stattdessen erwarten Führungskräfte von ihren FP&A-Teams, dass sie eine aktivere Rolle im Unternehmen einnehmen und dazu beitragen, den Unternehmenswert zu steigern.

Die Rolle von FP&A konzentrierte sich traditionell auf standardisiertere Berichte, Analysen und Hochrechnungen, die typischerweise in den Bereich Finanzen und Buchhaltung fallen. Nun hat sich diese Rolle jedoch erweitert und umfasst Leistungsanalysen (wie die Verwaltung von KPIs und Benchmarking), Rolling Forecasts, Advanced Analytics, Datenvisualisierung und mehr.

Leider fällt es vielen CFOs schwer, ihre Teams an diese neue Rolle heranzuführen. Nach Jacks Erfahrung scheitern CFOs und FP&A-Teams immer wieder an diesen neuen Erwartungen, und zwar aufgrund von:

• Budget- und Zeitdruck.

• Begrenzten Möglichkeiten für Weiterbildung und Training.

• Veralteten Altsystemen, denen es an Funktionalität mangelt.

• Schwachen Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten.

• Einem Mangel an betriebswirtschaftlicher Perspektive bei Analysten und Führungskräften im Finanzbereich.

• Schwachen Planungsmodellen.

• Dem Fehlen einer „Dienstleistungsmentalität“.

1. Bestandsaufnahme: Der erste Schritt zur Verbesserung Ihrer FP&A-Prozesse

Sehr wahrscheinlich finden Sie sich in den oben genannten Herausforderungen wieder und möchten erfahren, wie Sie diese bewältigen können. Bevor Sie jedoch konkrete Änderungen in Ihrer Abteilung vornehmen können, müssen Sie zunächst eine gründliche Analyse Ihres Teams, Ihrer Prozesse und Ihrer Tools durchführen.

„Die Verbesserung von FP&A erfordert Fortschritte bei Menschen, Prozessen und Technologie“, sagt Jack.
„In der Regel gibt es jedoch keine gründliche Bestandsaufnahme darüber, wo wir heute im Bereich FP&A stehen, und genau das müssen wir tun, um Hebel für Verbesserungen mit hohem Potenzial zu identifizieren“, fügt er hinzu.

Jack empfiehlt, mit einer Analyse der folgenden Bereiche zu beginnen:

• Berichte und Hochrechnungen: Listen Sie alle Berichte auf, die Ihr FP&A-Team erstellt. Analysieren Sie den Zeitaufwand für jeden Bericht, den Wert, den er bietet, sowie das Feedback der internen Kunden. Anhand dieser Analyse sehen Sie schnell, welche Berichte für den Betrieb Ihres Unternehmens unverzichtbar sind, welche verbessert werden müssen und auf welche ganz verzichtet werden kann.

• Berichtsmethoden: Sie sollten die Methoden hinter jedem Ihrer Berichte und jeder Prognose überprüfen und feststellen, ob sie den neuen FP&A-Best-Practices entsprechen. Nehmen Sie beispielsweise Ihren Jahresplan und prüfen Sie, ob er treiberbasiert ist und klare Szenarioanalysen liefert, anstatt nur eine einfache, traditionellere Finanzperspektive abzubilden.

• Team und Organisation: Um Ihr Team und Ihre Ressourcen besser zu nutzen, ist es hilfreich, Ihre Talente zu analysieren; ihre Fähigkeiten und Erfahrungen zu erfassen; die Nachfolge- und Ersatzbankstärke Ihres Teams zu analysieren; Ihre Nachfolgepläne zu überprüfen und die Leistungsverteilung kritisch zu bewerten. Von dort aus sehen Sie, ob Sie die richtigen Mitarbeiter am Start haben, um Ihr Team voranzubringen, oder ob Sie in neue Talente investieren müssen.

• Tools: Nachdem Sie Mitarbeiter und Prozesse überprüft haben, sollten Sie die Tools und Technologien analysieren, die Ihrem Team zur Verfügung stehen. FinTech hat sich weit über Excel hinaus entwickelt, und Ihr Team sollte über die richtigen Tools verfügen, um seine Effizienz zu maximieren.

2. FP&A als Service verstehen, nicht als Finanzroutine

Sobald Sie Ihre Berichte und FP&A-Mitarbeiter überprüft haben, empfiehlt Jack, am Aufbau einer „Dienstleistungsmentalität“ in Ihrem Team zu arbeiten.

„Im Finanzbereich denken wir oft nicht daran, dass wir eine Reihe von Kunden bedienen“, sagt Jack. Wie wir jedoch bereits gesehen haben, war der Finanzbereich in jedem Unternehmen schon immer eine Aktivität mit hohem Mehrwert, und es ist wichtig, dass Sie diesen Gedanken in Ihrem Team verankern.

Um Ihre Prozesse zu verbessern, empfiehlt Jack die Durchführung einer „Kundenbefragung“, bei der Sie wichtige Abteilungen in Ihrem Unternehmen (z. B. den Vorstand, Ihren CFO oder alle anderen Empfänger Ihrer Berichte) bitten, folgende Punkte zu besprechen:

• Welche Berichte sie regelmäßig nutzen und wie diese verbessert werden können.

• Ob diese Berichte prägnant und gut aufbereitet sind.

• Für welchen Geschäftsbereich der Kunde gerne mehr Einblicke/Analysen hätte.

• Was ihre größten Herausforderungen/Ziele sind und wie das FP&A-Team dabei helfen kann, diese zu erreichen.

• Ob der Kunde FP&A als verlässliche Ressource betrachtet, auf die er für Informationen und Unterstützung zurückgreifen kann.

„Meiner Erfahrung nach wird allein dieser Prozess Ihr FP&A auf ein neues Niveau heben, auf dem Sie enger mit der gesamten Organisation zusammenarbeiten“, sagt Jack. Basierend auf den Ergebnissen dieser Umfrage sollten Sie schnell Bereiche identifizieren können, in denen Sie Ihr Serviceniveau für den Rest des Unternehmens verbessern können.

3. Überprüfung von FP&A-Best-Practices

Der letzte Tipp von Jack zur Bewertung und Verbesserung Ihrer FP&A-Prozesse ist die Durchführung eines Best-Practice-Reviews. Hierbei vergleichen Sie Ihr Team und Ihre Prozesse mit den führenden Best Practices, die FP&A wirklich voranbringen.

Bei dieser Analyse sollten Sie sich unter anderem folgende Aspekte ansehen:

• Modellierung: Dokumentieren und verwenden Sie die aktuellsten verfügbaren Modelle?

• Prognosen und Forecasts: Verwenden Sie beispielsweise Rolling Forecasts und treiberbasierte Planung? Sind Ihre Prognosen geschäftsorientiert?

• Berichterstattung: Sind Ihre Berichte ansprechend aufbereitet und werden sie von Ihren Kunden auch tatsächlich genutzt?

• Technologie und Systeme: Stecken Sie noch in Excel fest oder haben Sie Zugriff auf modernste Software, um Ihre Prozesse zu beschleunigen?

• Integration des Performance Managements: Sind Ihre Prozesse in das Performance Management integriert oder führen Sie lediglich veraltete Finanzroutinen durch?

• Kundenservice: Besitzt Ihr Team eine Dienstleistungsmentalität?

• Humankapital: Verfügt Ihr Team über die Fähigkeiten und das Fachwissen, um so produktiv wie möglich zu sein? Müssen Sie in neue Talente oder Weiterbildungsmöglichkeiten investieren?

Beispiele für zentrale Verbesserungsbereiche

Sobald Sie die oben genannte Bestandsaufnahme abgeschlossen haben, sollten Sie sich mit Ihren internen Kunden und der Geschäftsleitung zusammensetzen, um einen klaren Aktionsplan zur Verbesserung Ihres FP&A zu erstellen.

„Es ist wichtig, einige Chancen mit großem Hebel und schnell sichtbare Erfolge ('Low-Hanging Fruits') zu nutzen, um Dynamik zu gewinnen und zu zeigen, dass es Ihnen mit der Verbesserung der FP&A-Ergebnisse ernst ist“, so Jack.

Aus seiner Erfahrung heraus hat Jack die folgenden FP&A-Bereiche identifiziert, die fast immer solche leicht erreichbaren Erfolge bieten:

• Präsentation und Kommunikation: 80 % des Werts einer Analyse entsteht durch deren Vermittlung. Leider schneiden die meisten Finanzteams bei der Kommunikation und Präsentation ihrer Berichte und Prognosen eher mäßig ab. Um die Präsentation Ihrer Daten zu verbessern, stellen Sie Folgendes sicher:

  • Kennen Sie Ihre Zielgruppe.

  • Verwenden Sie Business-Sprache anstelle von reinem Finanzjargon.

  • Fassen Sie Ihre wichtigsten Erkenntnisse und Kernaussagen zusammen. Niemand hat Zeit, 50-seitige Berichte zu lesen.

  • Zeigen Sie nicht nur Probleme auf. Schlagen Sie basierend auf Ihren Erkenntnissen konkrete Handlungsempfehlungen vor.

• Integration von FP&A und Performance Management: Der Finanzbereich ist in einer einzigartigen Position, um das Performance Management zu steuern und zu fokussieren. Um beides miteinander zu verknüpfen, muss FP&A mit Echtzeitdaten, Was-wäre-wenn-Szenarioplanung und treiberbasierten Methoden arbeiten. Auf diese Weise kann FP&A echten Mehrwert für das Unternehmen schaffen, indem zentrale Geschäftstreiber mit klaren Finanzergebnissen verknüpft werden.

• Aufbau analytischer Fähigkeiten für den Einzelnen: Leider priorisieren manche Unternehmen die persönliche Entwicklung ihrer Finanzmitarbeiter oder -führungskräfte nicht. In solchen Situationen liegt es am Einzelnen, Verantwortung für die eigene Weiterbildung zu übernehmen. Dies kann gelingen durch:

  • Formale Bildung und Weiterbildungskurse.

  • Ressourcen wie Webinare, kostenlose Kurse, Bücher und Online-Materialien.

  • Den Aufbau eines Portfolios mit analytischen Beispielen, die Sie gerne übernehmen möchten.

Schluss mit reinem Zahlenwälzen – steigern Sie noch heute Ihre FP&A-Effizienz

Die Verbesserung Ihres FP&A erfordert eine tiefgehende Analyse Ihres aktuellen Teams und Ihrer Prozesse, den Aufbau einer Dienstleistungsmentalität in Ihrem Team und eine detaillierte Überprüfung aktueller Best Practices im FP&A-Bereich.

Wir bei Apliqo haben es uns zur Aufgabe gemacht, CFOs und ihren Teams dabei zu helfen, das reine Zahlenwälzen hinter sich zu lassen, damit sie sich darauf konzentrieren können, echten Mehrwert für ihr Unternehmen zu schaffen.