La previsione e la pianificazione in contesti complessi richiedono un delicato equilibrio tra l'attenzione ai dettagli granulari e una visione d'insieme di ciò che stiamo effettivamente cercando di realizzare. Abbiamo già scritto in precedenza di come il budgeting e il forecasting tradizionali tendano a perdersi nei dettagli, dando luogo a un processo incredibilmente frustrante e dispendioso in termini di tempo per tutti i soggetti coinvolti. E la domanda che ci siamo posti in quel post era: dove viene effettivamente creato il valore?

Sebbene possa sembrare intellettualmente stimolante analizzare a fondo ogni metrica di previsione fino al suo livello più atomico, ciò non sembra portare risultati. I professionisti esperti dell'Office of Finance concordano sul fatto che finisce solo per creare maggiore disordine.  Questo accade perché il processo di acquisizione dati aiuta solo a raccogliere dati e numeri.  Tuttavia, non fornisce alcuna visione approfondita su ciò che guida realmente quei dati.

La previsione e la pianificazione avanzate evitano questo lavoro sterile e si concentrano invece sui fattori chiave (key driver) che guidano le prestazioni della tua azienda, consentendoti di ottimizzare il tuo tempo e ottenere previsioni accurate senza dover stravolgere l'intera organizzazione.

Come si identificano i key driver?

Naturalmente, il successo di questo tipo di pianificazione basata sui driver (driver-based planning) si fonda sulla capacità di individuare i fattori determinanti delle prestazioni all'interno dell'azienda. Alcuni di questi sono evidenti e relativamente comuni a tutti i settori, come i prezzi unitari, i volumi delle transazioni, i margini e così via. È opportuno iniziare da questi perché rappresentano il cuore pulsante dei tuoi sforzi di generazione del profitto. Tuttavia, vorrai anche arricchirli con driver più specifici e unici per la tua realtà.

In molti casi, identificare i key driver più specifici può ridursi a un processo per tentativi ed errori. Con uno strumento avanzato di FP&A come Apliqo FPM, puoi eseguire vari scenari e osservare come le variazioni dei driver influenzino le metriche chiave a cui tieni. La demo qui sotto, ad esempio, mostra come il software consenta di diventare operativi molto rapidamente grazie a diversi metodi di previsione standard integrati, per poi perfezionarli e calibrarli per una maggiore precisione.

Spesso i nostri clienti rimangono sorpresi da quanto ciò possa essere semplice e intuitivo quando sperimentano con i propri dati e notano che un numero limitato di input genera la stragrande maggioranza dell'impatto sui profitti. È il principio di Pareto all'opera, che elimina una notevole quantità di rumore di fondo.

La pianificazione basata sui driver è un processo continuo

Un'altra intuizione fondamentale che sfugge a molte aziende è che la pianificazione e le previsioni dovrebbero essere un processo continuo e non un'attività svolta unicamente all'inizio dell'anno fiscale. Lo sappiamo tutti per intuito, data la velocità con cui il contesto aziendale muta ed evolve nel corso di un anno; tuttavia, spesso ci sentiamo vincolati alla nostra previsione iniziale perché ha richiesto così tanto tempo e impegno per essere elaborata che non possiamo permetterci di dedicare nuovamente quelle risorse durante l'anno.

Questo è un altro esempio di come la pianificazione e il forecasting tradizionali falliscano. Sprecando le nostre energie su dettagli superflui, disincentiviamo i miglioramenti continui richiesti dalle previsioni. In un post precedente sui rolling forecast abbiamo analizzato come, in un ambiente di pianificazione basato sui driver, possiamo utilizzare previsioni a scorrimento sui nostri fattori chiave per garantire che la nostra pianificazione sia sottoposta a costante revisione e aggiornamento, offrendo un quadro più informato e realistico. Poiché la natura delle previsioni è meno faticosa, si ottiene in realtà un forecasting più accurato, tempestivo e allineato con gli obiettivi e le circostanze attuali dell'organizzazione, non con quelli di 6-12 mesi fa.

L'agilità che ne deriva è difficile da sottovalutare. Se combinata con l'analisi di scenario e altri strumenti avanzati di forecasting disponibili nella suite software Apliqo UPM, è possibile migliorare drasticamente la qualità della pianificazione senza distogliere l'attenzione e le risorse dalle competenze chiave dell'azienda.

Eliminare la complessità fine a se stessa

Per riassumere quanto esaminato in questo post, la pianificazione e la previsione non dovrebbero essere complicate fine a se stesse. Si tende a credere che, se riusciamo a definire con esattezza ogni singolo dato a ogni livello dell'organizzazione, il risultato finale sarà la versione più completa e accurata possibile. Sebbene questo possa sembrare un obiettivo nobile, è semplicemente poco pratico e ostacola cicli di pianificazione evoluti capaci di adattarsi e calibrarsi sulla realtà.

Le aziende dovrebbero abbandonare questa convinzione e concentrarsi invece sui key driver che fanno realmente la differenza, poiché otterranno quasi la totalità della precisione con una frazione dell'impegno richiesto dal processo. Inoltre, questo approccio consente rapide iterazioni nel tempo, il che ha un valore decisamente superiore per un'organizzazione rispetto a un'istantanea estremamente complessa ma statica.

Questo è il motivo per cui sosteniamo la pianificazione basata sui driver come la metodologia chiave da adottare, ed è per questo che tutto il nostro software è progettato attorno ai principi di questo approccio.

Se desideri approfondire questo argomento e comprendere come utilizzarlo per migliorare la tua pianificazione (risparmiandoti qualche grattacapo lungo il percorso), non perdere la nostra breve dimostrazione di prodotto per un esempio pratico e la registrazione del webinar in cui abbiamo mostrato come integrare questa visione nei tuoi flussi di lavoro FP&A più ampi.