Dans le 3e volet de la série de webinaires d'Apliqo, Jack Alexander nous explique la nature inévitable des ralentissements économiques, comment s'y préparer et comment minimiser leur impact sur votre entreprise.

Soyez réaliste : les ralentissements économiques sont inévitables

« En FP&A, la première chose que nous devons faire est de reconnaître que les cycles économiques sont cycliques », déclare Jack.

Cela signifie que votre entreprise sera confrontée à des ralentissements économiques et commerciaux, quoi que certaines communautés d'investisseurs veuillent vous faire croire.

Et en tant que directeur financier (CFO), votre rôle consiste à reconnaître les défis et les ralentissements potentiels auxquels votre entreprise est confrontée, à les planifier et à minimiser leur impact sur la société.

Pour ce faire, vous devriez :

• Fournir un contexte pendant les périodes de reprise économique et modérer toute forme d'exubérance irrationnelle.

• Construire des modèles et des pratiques d'affaires qui prennent en compte la nature inévitable des ralentissements.

• Développer des analyses efficaces.

• Préparer votre entreprise à un ralentissement pendant les périodes favorables.

  
  

Savoir ce qu'il ne faut PAS faire lors d'un ralentissement économique

Les entreprises soudainement confrontées à un ralentissement inattendu ont tendance à freiner brusquement et à prendre des mesures drastiques à court terme qui ne font que leur causer plus de problèmes à long terme, notamment des réductions généralisées des dépenses discrétionnaires, du capital humain et des investissements.

Si votre entreprise est frappée par un ralentissement, vous devez d'abord abandonner cette « mentalité de bunker » et vous concentrer plutôt sur la mise en place d'un modèle de planification robuste qui vous aide à mieux vous préparer à d'autres ralentissements inévitables à l'avenir.

Voici comment procéder :

1. Comprendre la valeur de la planification

Le président américain Eisenhower a dit un jour que « les plans ne sont rien, la planification est tout ». Et en FP&A, nous pouvons tirer de nombreux enseignements de cela.

« Nous savons que l'avenir sera différent de ce que nous projetons, et la valeur réside donc réellement dans la pensée critique et la discussion qui entrent dans la planification plutôt que dans les plans eux-mêmes », explique Jack.

Lorsque votre entreprise sera finalement confrontée à un ralentissement, ce sera tout le travail et la réflexion investis dans vos procédures de planification qui aideront réellement votre entreprise, plutôt que les documents individuels élaborés par vous et votre équipe.

2. Identifier clairement vos principaux facteurs de performance opérationnelle

« Il y a eu beaucoup de discussions ces dernières années sur la planification basée sur les inducteurs (driver-based planning) », explique Jack. Cela consiste à concentrer vos plans sur les opérations qui génèrent environ 80 % de votre activité.

Pour la plupart des entreprises, une grande partie de cette planification se résumera à mener une analyse complète des revenus et des marges. Cela doit couvrir la tarification, le cycle de vie des produits, le lancement de nouveaux produits, les fluctuations de devises, ainsi que les facteurs macroéconomiques (tels que le PIB, les taux d'intérêt, les politiques publiques, la démographie, etc.).

« Chose intéressante, c'est aussi un domaine dans lequel la finance consacre généralement le moins de temps », souligne Jack.

3. Mener une analyse de scénarios approfondie

« Nous savons que l'avenir sera différent de ce que nous prévoyons, et s'appuyer sur un plan unique revient à ignorer cette incertitude », déclare Jack. C'est précisément pourquoi il est si important d'intégrer une planification par scénarios complète dans vos pratiques financières.

Pour ce faire, il peut être utile de développer une projection de référence principale (scénario de base), d'identifier et de modifier les hypothèses clés qui sous-tendent cette projection, puis de développer différents scénarios potentiels auxquels l'entreprise pourrait faire face.

Votre équipe devrait ensuite créer un plan d'action pour chaque scénario, qui devrait :

• Décrire l'événement et sa probabilité de survenance.

• Mettre en évidence son impact sur l'entreprise.

• Énumérer les indicateurs avancés de l'événement.

• Mettre en évidence un événement déclencheur clair.

• Définir clairement les réponses de gestion que vous adopterez avant, au moment et après l'événement déclencheur.

4. Adopter les prévisions glissantes (Rolling Forecasts)

Les prévisions glissantes portent toujours sur les 12 à 24 prochains mois et prennent en compte à la fois les principaux leviers opérationnels et les hypothèses clés de l'entreprise, offrant ainsi une vue d'ensemble complète de ses performances.

Pour en savoir plus sur les Rolling Forecasts et la façon dont ils peuvent révolutionner vos processus de planification, consultez notre résumé du webinaire de Jack sur les meilleures pratiques de budgétisation et de planification.

5. Analyser minutieusement vos coûts

« L'une des meilleures pratiques pour toutes les entreprises est d'être très rigoureux dans l'examen des coûts, même pendant les périodes fastes, car c'est là qu'il y a toujours une augmentation inévitable des dépenses », explique Jack.

Une analyse solide des coûts devrait comprendre :

• L'élimination des pertes et fuites financières. Cela inclut les gammes de produits, les investissements ou les clients qui coûtent de l'argent à votre entreprise.

• La focalisation sur les priorités majeures (« big rocks »). Tous les coûts ne se valent pas, et vous devez vous concentrer sur les coûts les plus variables qui ont le plus grand impact sur votre entreprise.

• Le budget base zéro (BBZ) pour justifier les dépenses.

• La budgétisation par activités (ABB).

6. Le cash est roi !

« Les flux de trésorerie sont un élément essentiel pour préparer votre entreprise à un ralentissement inévitable », affirme Jack, et l'une des meilleures choses que vous puissiez faire pour aider votre entreprise à se préparer au pire est de constituer une réserve de trésorerie.

Pour y parvenir, vous devez aller au-delà du classique tableau des flux de trésorerie et utiliser des projections de trésorerie qui comprennent :

• Une prévision de trésorerie. Voyez cela comme un carnet de chèques décrivant les principales entrées et sorties de fonds de l'entreprise.

• Des projections de trésorerie et de fonds de roulement. Cela devrait se concentrer principalement sur les 2 principaux moteurs des flux de trésorerie : les encaissements clients et les décaissements fournisseurs.

• Une analyse des causes profondes pour les créances clients et les stocks.

7. Utiliser les ralentissements comme tremplin pour le changement

Les ralentissements économiques peuvent nous enseigner une leçon très précieuse : nous ne pouvons pas prédire l'avenir. En revanche, nous pouvons réorganiser nos modèles d'affaires pour les rendre plus agiles et plus flexibles. Jack met en avant 4 composantes clés pour un modèle d'affaires plus agile et adaptable :

• La préparation : embaucher des collaborateurs agiles, reconnaître et accepter l'incertitude, et construire des modèles de planification solides intégrant tous les éléments mentionnés ci-dessus.

• La vision : utiliser l'informatique décisionnelle (Business Intelligence) et les prévisions glissantes pour concevoir une vision externe ouverte, axée sur les indicateurs avancés actuels et futurs ainsi que sur les événements déclencheurs clés.

• La reconnaissance : piloter la performance à l'aide d'indicateurs clés (KPI) clairs, de tableaux de bord complets et d'une équipe expérimentée et polyvalente.

• La réaction : redéployer les ressources, mener des analyses approfondies des coûts et des flux de trésorerie, et élaborer des plans d'action par scénarios sophistiqués.

Restez mieux préparé au pire

Oui, les ralentissements économiques sont inévitables. Mais avec le bon modèle de planification en place, vous et votre équipe pouvez aider votre entreprise à s'y préparer adéquatement et à en minimiser l'impact.

Chez Apliqo, nous sommes fiers d'aider les directeurs financiers comme vous à mieux planifier. Visionnez l'intégralité du webinaire sur les ralentissements économiques pour plus d'informations et n'oubliez pas de vous inscrire à la prochaine présentation de Jack sur l'amélioration des flux de trésorerie et la gestion du fonds de roulement ici.