La situation peut devenir très difficile si de mauvaises décisions de planification des effectifs sont prises, que ce soit en raison de calculs erronés ou d'une perte de vision globale. Le fait demeure : une planification réussie des effectifs est une tâche complexe qui dépend de nombreux facteurs. Dans ce blog, nous expliquons comment les entreprises peuvent calculer efficacement et précisément leurs besoins en personnel.

La planification des effectifs comprend principalement une prévision de la main-d'œuvre future nécessaire pour maintenir l'entreprise opérationnelle et rentable. Ce besoin dépend de divers facteurs sous-jacents : Quelle est la charge de travail à court et à long terme ? Quelles sont les perspectives de croissance à court terme pour l'entreprise ? Quelles pénuries de personnel (dues aux maladies, congés, etc.) ou fluctuations saisonnières sont à prévoir ? Sur quels sites les différentes équipes d'employés doivent-elles être basées ? Quels sont les différents facteurs de coûts liés aux employés en fonction des différents sites et juridictions fiscales ? Quel sera l'impact de l'inflation ou de l'augmentation générale des salaires sur les dépenses salariales globales ? L'interaction entre ces facteurs et les calculs qui en résultent sont complexes et ont un impact direct sur les chiffres financiers pertinents.

Ce n'est pas une tâche à gérer avec Excel

Bien que la plupart des planificateurs financiers et des effectifs soient conscients de cette complexité, ils n'accordent toujours pas assez d'importance à la planification coordonnée et intégrée des coûts de personnel. De nombreuses entreprises utilisent encore pour cette tâche des feuilles de calcul Excel qui n'ont pas été rapprochées, ce qui rend difficile l'intégration des différents secteurs d'activité et l'obtention d'une vue d'ensemble cohérente, précise et transparente.

Les planificateurs financiers et des effectifs sont souvent confrontés aux mêmes défis :

• Plusieurs feuilles de calcul contenant des données différentes sont utilisées en même temps ;

• Les différents départements et divisions travaillent avec des systèmes différents ;

• Les données de base des employés sont incomplètes, incohérentes et des données pertinentes sont manquantes ;

• Les facteurs de coûts pertinents ne sont pas transparents ;

• Plus il y a d'informations fournies sur les employés individuels, plus la présentation est confuse ;

• Les fluctuations fréquentes des effectifs (nouvelles embauches, démissions, mutations) mettent à l'épreuve les limites du système ;

• Le calcul intégré des coûts de personnel (salaires, cotisations de sécurité sociale, impôts, avantages sociaux, primes, commissions, etc.) est très complexe ;

• Les coûts de personnel ne sont pas intégrés dans le modèle financier central de l'entreprise (compte de résultat, bilan, flux de trésorerie).

En résumé, donc : la plupart des entreprises manquent d'un système intégré de planification des effectifs capable de réagir rapidement à l'évolution des paramètres et aligné sur la planification financière globale de l'entreprise.

Une solution est en vue

La planification intégrée des effectifs repose sur une base de données centrale contenant toutes les données pertinentes et à jour sur les employés. Cette tâche peut être prise en charge par des solutions logicielles proposant des applications prédéfinies avec un processus d'alimentation simple qui rassemblent toutes les données requises au sein d'un hub de confiance unique. L'avantage de tels outils : ils sont standardisés et rendent les données, les coûts et les facteurs déterminants parfaitement transparents pour quiconque a accès à l'outil.

Une fois les coûts de personnel définis comme un facteur clé pour l'entreprise, ces coûts sont automatiquement intégrés dans tous les autres calculs financiers. Cela permet un calcul sans restriction des besoins en effectifs à travers les différents départements et divisions. Les calculs uniformes qui en résultent améliorent non seulement la précision et la comparabilité des résultats, mais permettent également des simulations et des calculs de scénarios précis. Et c'est là l'alpha et l'oméga d'une gestion réussie des ressources humaines.