Divers défis contraignent les entreprises à démanteler des structures anciennes et peu rentables. Dans la quête de nouvelles options budgétaires, une méthode bien connue mais controversée revient sur le devant de la scène : le budget base zéro (BBZ).

Défis de croissance, pression sur les coûts et nouvelle concurrence venue d'Extrême-Orient : les difficultés des entreprises viennent rarement seules. Les directeurs financiers sont donc confrontés à un automne de planification effréné. Surtout, la demande actuelle pour de nouvelles méthodes de budgétisation efficaces et flexibles est très forte. Une ancienne tendance remontant aux États-Unis des années 1970 refait surface, tombant à point nommé. À l'époque, Peter Phyrr, ancien cadre chez Texas Instruments, avait imaginé le concept de budget base zéro et l'avait mis en œuvre avec succès au sein de son entreprise.

Partir de zéro

Dans le cadre du budget base zéro, le budget est recalculé à partir de zéro chaque année. Toutes les dépenses pour la période suivante doivent être justifiées à nouveau. En d'autres termes, la phase de planification commence toujours de zéro et part du principe que chaque fonction doit être régulièrement examinée au regard de ses coûts et de ses bénéfices – contrairement aux processus les plus courants où la planification débute toujours à partir du budget actuel. Les avantages sont évidents : les différents postes budgétaires sont calculés en fonction des besoins immédiats des différents départements pour l'année suivante, et non pas simplement basés aveuglément sur le budget ou le niveau de dépenses de l'année précédente. Cela permet de démanteler les structures inefficaces et rigides. L'objectif est d'examiner minutieusement et de justifier chaque dépense prévue, afin que tous les postes budgétaires ne soient débloqués et approuvés que s'ils sont réellement nécessaires dans la mesure indiquée.

Une gestion durable des coûts

Cela peut paraître simple, mais c'est en réalité très profond. Le budget base zéro implique bien plus que la simple création d'un budget à partir de zéro. Le BBZ est un processus circulaire dont l'objectif clair est d'instaurer une gestion durable des coûts au sein de l'entreprise. Cela est facilité par le fait que le BBZ s'applique à tous les types de coûts. Qu'il s'agisse d'investissements, de charges d'exploitation, de coûts marketing ou de dépenses commerciales – tous les postes de l'entreprise peuvent être rééquilibrés à partir de zéro. Parallèlement, une méthode datant des années 1970 peut évidemment avoir du mal à refléter les complexités du monde des affaires actuel. Des solutions modernes sont nécessaires pour que le processus de BBZ puisse être mis en œuvre de manière efficace, transparente et performante.

Identifier et justifier les dépenses – un exemple concret

Supposons qu'une entreprise du secteur de l'ingénierie mette en œuvre le budget base zéro. Ce processus exige un examen plus approfondi des coûts au sein du département de production de l'entreprise. Le directeur financier se rend compte par la suite que les coûts de certains composants utilisés dans ses produits finis, et dont la production a été externalisée auprès d'un autre fabricant, augmentent de 5 % chaque année. Pourtant, l'entreprise possède le savoir-faire et la technologie nécessaires pour fabriquer ces composants en interne. Après avoir soigneusement pesé le pour et le contre, l'entreprise détermine qu'elle peut produire les composants à un coût inférieur à celui de son fournisseur externe et qu'elle devrait donc le faire en interne.

Auparavant, l'entreprise aurait peut-être dans ce cas simplement augmenté aveuglément le budget d'achat des composants correspondants et astucieusement dissimulé cette hausse. Cependant, en appliquant le budget base zéro, elle a pu identifier des alternatives potentielles et évaluer s'il était préférable de fabriquer les pièces elle-même. Les facteurs de coûts au sein des départements ne peuvent pas être identifiés à l'aide des méthodes de budgétisation traditionnelles. En revanche, le BBZ est un processus détaillé qui vise à démasquer et à justifier les dépenses. Il est important que les coûts du processus de BBZ eux-mêmes soient toujours mis en balance avec les économies réalisées, car le budget base zéro exige généralement plus de temps et d'efforts.

Les outils de planification comme fondement du BBZ

La mise en œuvre du BBZ n'a de sens que si l'ensemble du processus peut être exécuté de manière efficace, transparente et performante. Les solutions de planification telles que l'Apliqo C3 Performance Management Suite en fournissent la base, car de tels outils d'analyse peuvent être utilisés pour identifier les principaux facteurs de demande et inducteurs de coûts. Ces leviers de valeur permettent d'élaborer des sous-plans ascendants détaillés pour les ventes, les coûts matières, les frais de personnel, les charges d'exploitation et tout autre poste de dépense pertinent, aboutissant finalement à une planification intégrée. Cela permet une vision globale du compte de résultat, du bilan et des flux de trésorerie, qui reposent sur les méthodes BBZ et allouent ainsi les coûts de manière efficace.