La planification et l'analyse financières (FP&A) ont connu un essor spectaculaire ces dernières années, les entreprises s'efforçant de plus en plus de maîtriser l'immense complexité inhérente aux organisations modernes. Face à une concurrence féroce, ceux qui réussiront seront ceux capables de mieux comprendre et exploiter les données internes et externes pour formuler des prévisions et prendre des décisions éclairées.

Chez Apliqo, le processus FP&A est au cœur de notre métier. C'est pourquoi nous souhaitons vous présenter dans cet article nos 10 commandements pour un FP&A performant. Bien que formulés avec une pointe d'ironie, il y a énormément à gagner en appliquant correctement ces principes. Et maintenant, sans plus attendre, voici ces dix règles fondamentales.

1. Tu élaboreras une stratégie détaillée englobant tout ce que l'entreprise vise à accomplir.

Tout commence par la stratégie et la mission de l'entreprise. Sans étoile polaire pour vous guider, l'analyse, la planification et tous les autres composants sont dépourvus de réelle valeur. Votre stratégie d'entreprise doit définir clairement ce que vous souhaitez atteindre, déterminant ainsi les données clés, les indicateurs, les évaluations et les scénarios de planification sur lesquels vous devez vous concentrer.

2. Tu feras de la planification un processus régulier plutôt qu'un événement ponctuel.

Tout plan est appelé à changer lorsqu'il est confronté à la réalité. Il est donc naïf de penser que votre phase de planification est un événement unique. Un FP&A solide exige une planification régulière à différents niveaux de granularité, afin qu'elle devienne partie intégrante de vos activités opérationnelles habituelles. La planification doit être réalisable à tout moment, permettant ainsi à votre entreprise de rester flexible en cas de besoin.

3. Tu tiendras les membres de ton équipe responsables des résultats des processus FP&A.

Sans responsabilisation vis-à-vis des chiffres, votre FP&A risque de n'être qu'un simple exercice de pure forme. Pour véritablement stimuler le progrès, vous devez lier les indicateurs clés à des incitations à la performance et orienter l'entreprise dans la bonne direction grâce aux analyses. Lorsque quelqu'un est responsable d'un résultat précis, la probabilité d'une évolution positive est bien plus élevée que pour des mesures dont personne n'a la charge.

4. Tu sélectionneras les principaux moteurs d'activité avec soin et intelligence.

Le cœur du FP&A réside dans la mesure des facteurs clés qui influent sur les revenus et/ou les coûts. Il peut s'agir de facteurs internes ou externes, mais ils doivent dans tous les cas faire l'objet d'un examen approfondi. Gardez-vous de confondre corrélation et causalité, et veillez à identifier les facteurs spécifiques déterminants pour les variables qui comptent pour vous. C'est à partir de là que tout le reste du processus fonctionne.

5. Tu diviseras l'horizon de planification en petites unités temporelles.

S'il est très utile de disposer d'une planification à long terme pour fixer le cap, elle est moins pratique au quotidien. Les membres de votre équipe doivent comprendre comment la planification stratégique à long terme se décline en années, mois, semaines et même journées, afin de savoir précisément sur quoi concentrer leurs efforts dès maintenant. Un tel découpage rend l'ensemble plus gérable et augmente vos chances de réussite.

6. Tu iras au fond des écarts pour en découvrir la véritable cause.

Lorsque vous analysez la raison pour laquelle un chiffre réel ne correspond pas au budget, vous devez rechercher les causes profondes, souvent plus enfouies que vous ne le pensez. La tentation est grande de s'arrêter à la première explication logique venue, surtout face à des centaines d'écarts à traiter. Il est pourtant judicieux de résister à cette impulsion et d'aller un cran plus loin. Cette rigueur vous permettra de mieux appréhender la réalité de la situation et de traiter le problème à la racine plutôt que de n'effleurer que la surface.

7. Tu expliqueras à ton équipe pourquoi certains KPI ont été choisis.

Ne partez pas du principe que vos indicateurs clés de performance (KPI) parlent d'eux-mêmes, car ils peuvent souvent être mal interprétés. Prenez le temps de sensibiliser vos collaborateurs aux KPI essentiels et de leur expliquer en quoi ils contribuent à une meilleure performance de l'entreprise. Ce contexte s'avère souvent précieux pour faire évoluer la façon d'appréhender le processus, vous permettant ainsi de prendre des décisions plus précises et mieux pensées.

8. Tu relieras et aligneras la gestion financière sur la gestion opérationnelle.

L'objectif doit toujours être d'aboutir à un plan unifié intégrant à la fois vos considérations financières et opérationnelles. Ces deux volets doivent fonctionner en parfaite harmonie. S'ils restent cloisonnés dans des silos étanches, des goulets d'étranglement, des conflits et d'autres difficultés apparaîtront inévitablement. Veillez à ce que chacun aille dans la même direction et poursuive les mêmes objectifs, afin de cerner clairement les contraintes financières et opérationnelles qui s'appliquent à votre entreprise.

9. Tu prendras des mesures lorsqu'un plan ne fonctionne pas.

Une fois vos outils de mesure, vos processus de planification et vos protocoles de suivi mis en place, n'imaginez pas que le travail s'arrête là. Dès lors que vous constatez un problème ou un chiffre manqué de manière récurrente, il vous appartient d'en examiner les causes et d'agir pour y remédier. C'est à ce stade que le projet prend tout son sens concret. Si vous n'agissez pas, le plein potentiel de votre dispositif FP&A ne sera jamais exploité.

10. Tu resteras à la pointe de la stratégie FP&A.

Le domaine du FP&A évolue constamment, et ce qui est considéré comme une bonne pratique aujourd'hui ne le sera peut-être plus d'ici un an. Il vous appartient de rester informé de la façon dont le FP&A est mis en œuvre et de ce qui fonctionne pour les entreprises de votre taille et de votre profil. En restant à l'avant-garde sur ce sujet, vous conserverez une longueur d'avance et éviterez que vos systèmes ne deviennent obsolètes ou inadaptés.

Voilà donc les dix commandements du FP&A. En appliquant ces principes, vous serez à même d'exploiter de façon optimale ce puissant outil de gestion et d'offrir à votre entreprise les fondations nécessaires pour franchir un nouveau cap.

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