Lorsque vous abordez pour la première fois la mise en œuvre d'un nouveau système de FP&A, cela peut sembler très intimidant. Il y a beaucoup de choses à bien faire, et les décisions que vous prenez dès le début ont un impact démesuré sur le fonctionnement de l'ensemble du système pour vous à long terme. Dans le pire des cas, une mauvaise décision initiale peut avoir des conséquences durables avec lesquelles vous devrez composer. C'est pourquoi nous encourageons toujours les nouveaux clients à prendre leur temps et à être aussi minutieux que possible pendant le processus de configuration, car cela permet d'éviter bien des maux de tête par la suite.

Dans cette optique, nous avons pensé examiner brièvement certaines des nombreuses fonctionnalités auxquelles il convient de prêter attention lors de la mise en place de votre écosystème FP&A. Celles-ci se trouvent toutes dans le module d'administration FPM d'Apliqo, où vous pouvez apporter des ajustements et des modifications selon vos besoins. Cependant, pour en tirer le meilleur parti, il est essentiel de réfléchir à ce que sont réellement certains de ces piliers clés.

1. Rôles.

Avec une si grande variété de personnes interagissant avec votre système, vous devez réfléchir attentivement à ce que chaque personne peut et ne peut pas faire dans son rôle respectif. Apliqo FPM permet de définir des droits d'accès et de modification hautement spécifiques pour chaque type d'utilisateur, ce qui vous permet de contrôler qui a le droit de faire quoi, quand, et quelles données et structures d'entreprise ils peuvent voir et modifier.

2. Sauvegardes de données.

Nous ne soulignerons jamais assez l'importance de sauvegarder régulièrement vos données. En mettant en place une stratégie et un processus robustes dès le début, vous vous assurez de ne jamais être pris au dépourvu si quelque chose tourne mal. Vous pourrez restaurer à partir d'une sauvegarde récente tout en poussant un soupir de soulagement.

3. Horizon temporel.

La définition de vos horizons temporels pour vos données historiques ainsi que pour votre planification permet d'aligner plus largement le système sur vos exigences stratégiques et réglementaires. Cela garantit un benchmarking plus pertinent et, par conséquent, un parcours plus fluide.

4. Plan comptable.

Le plan comptable de votre entreprise est au cœur de l'ensemble de votre planification et analyse financières, et il est donc essentiel d'y réfléchir attentivement. Prendre le temps de trouver une solution viable adaptée à vos besoins spécifiques portera largement ses fruits à mesure que votre entreprise grandit et se développe.

5. KPI.

Vous devez toujours savoir clairement quels KPI sont les plus importants pour votre entreprise, et en les intégrant dans les fondations de votre système financier, vous pouvez vous assurer qu'ils restent toujours au premier plan.

6. Segmentation de l'activité.

Lorsque vous segmentez et analysez les données de votre entreprise, vous devez exploiter plusieurs vues distinctes plus pertinentes pour des décideurs spécifiques. Vous devriez donc segmenter vos activités en conséquence afin d'établir une délimitation claire qui simplifiera grandement le processus de reporting. L'utilisation de hiérarchies alternatives est ici essentielle pour pouvoir analyser ou « découper et explorer » tant les résultats que les prévisions.

7. Granularité.

Ne vous laissez pas piéger par le paradoxe « précision contre exactitude ». Cela peut être un piège. Les systèmes modernes peuvent stocker d'immenses quantités de données, mais ce n'est pas parce que vous pouvez faire quelque chose que vous devriez le faire. Il est tout à fait normal, et même approprié, que les budgets et les prévisions présentent un niveau de granularité différent de celui des données réelles. Trop de détails dans les prévisions peuvent entraîner une charge de travail supplémentaire considérable sans valeur ajoutée. Le choix de la granularité appropriée pour les données réelles comme pour les données prévisionnelles constitue l'une de vos décisions les plus importantes lors de la configuration d'un système.

8. Connecteurs externes.

Lorsque vous utilisez un outil comme Apliqo, vous avez la possibilité de vous connecter à une multitude d'applications logicielles externes capables d'importer et d'exporter des données de votre système. Configurer cela à l'avance facilite la mise en œuvre, vous permettant ainsi de tirer parti des systèmes sur lesquels vous vous appuyez déjà.

9. Facteurs de planification.

Vous pouvez commencer par définir certains facteurs clés de revenus et de coûts, qui influenceront ensuite vos fonctionnalités de planification et de prévision. Cela peut bien sûr être ajusté au fil du temps, mais c'est une excellente idée de commencer tôt afin de pouvoir prendre immédiatement des décisions fondées sur des bases solides.
Ces éléments ne font qu'effleurer la surface de ce à quoi ressemble une mise en œuvre efficace, mais nous espérons qu'ils vous donneront une idée de certaines des considérations les plus importantes à prendre en compte.

Comme mentionné précédemment, vous trouverez les leviers pour tout cela dans le module d'administration FPM, ce qui rend très facile l'obtention de la configuration souhaitée pour votre organisation. L'ensemble a récemment fait peau neuve, cela vaut donc absolument le détour ! Nous espérons pouvoir maximiser les résultats et améliorer l'efficacité à tous les niveaux en rendant ces fonctionnalités supplémentaires plus accessibles à nos utilisateurs.