Lorsque vous abordez pour la première fois la mise en œuvre d'un nouveau système de FP&A, cela peut sembler très intimidant. Il y a beaucoup d'éléments à maîtriser et les décisions que vous prenez au début auront un impact considérable sur la manière dont l'ensemble du système fonctionnera pour vous sur le long terme. Dans le pire des cas, une mauvaise décision initiale peut entraîner des conséquences durables avec lesquelles vous devrez composer. C'est pourquoi nous encourageons toujours les nouveaux clients à prendre leur temps lors du processus de configuration et à être aussi rigoureux que possible, car cela permet d'éviter bien des tracas par la suite.

Dans cet esprit, nous avons pensé qu'il serait utile de passer brièvement en revue certaines des nombreuses fonctionnalités qui méritent une attention particulière lors de la configuration de votre écosystème FP&A.  Celles-ci se trouvent toutes dans le module d'administration d'Apliqo FPM – où vous pouvez explorer et apporter toutes les modifications souhaitées.  Toutefois, pour en tirer le meilleur parti, il convient de bien réfléchir à ces quelques piliers initiaux essentiels.

1. Rôles.  Avec une si grande variété de personnes interagissant avec votre système, vous devrez réfléchir soigneusement à ce que chaque personne peut et ne peut pas faire dans son rôle particulier.  Apliqo FPM permet de définir des autorisations d'accès et de modification très précises pour chaque type d'utilisateur, afin que vous puissiez contrôler qui peut faire quoi, à quel moment, ainsi que les données et structures métier qu'ils peuvent visualiser et modifier.
   
   

2. Sauvegardes de données.  Nous ne soulignerons jamais assez l'importance de sauvegarder régulièrement vos données.  En mettant en place une stratégie et un processus solides dès le départ, vous vous assurez de ne jamais être pris au dépourvu en cas de problème.  Vous pourrez restaurer à partir d'une sauvegarde récente et pousser un ouf de soulagement.
   
   

3. Horizon temporel.  Définir vos horizons temporels pour vos données historiques ainsi que pour votre planification permet d'aligner le système de manière plus globale sur vos exigences stratégiques et réglementaires.  Cela favorise un benchmarking plus pertinent et, par conséquent, un parcours plus fluide.
   
   

4. Plan comptable.  Le plan comptable de votre entreprise est au cœur de l'ensemble de votre planification et analyse financières ; il est donc crucial d'y réfléchir attentivement.  Prendre le temps de trouver ici une solution viable et adaptée à vos besoins spécifiques portera largement ses fruits à mesure que votre entreprise grandira et se développera.
   
   

5. KPIs.  Vous devez toujours garder à l'esprit les indicateurs clés de performance les plus importants pour votre organisation. En les intégrant directement au cœur de votre système financier, vous vous assurez qu'ils restent toujours au premier plan.
   
   

6. Segmentation de l'activité.  Lorsque vous analysez et découpez les données de votre entreprise, vous souhaiterez exploiter plusieurs vues différentes, plus pertinentes pour des décideurs spécifiques.  Il convient donc de segmenter vos opérations de manière appropriée pour créer une distinction claire facilitant grandement le processus de reporting. L'utilisation de hiérarchies alternatives est ici essentielle pour pouvoir analyser ou « ventiler » à la fois les résultats et les prévisions.
   
   

7. Granularité. Ne tombez pas dans le paradoxe précision versus justesse. Cela peut être un piège. Les systèmes modernes sont capables de stocker de vastes quantités de données, mais ce n'est pas parce que vous pouvez faire quelque chose que vous devez le faire. Il est tout à fait normal, et même opportun, que les budgets et les prévisions aient un niveau de granularité différent de celui du réalisé. Trop de détails dans les prévisions peut engendrer une charge de travail supplémentaire considérable sans aucune valeur ajoutée. Choisir la granularité appropriée tant pour les données réelles que prévisionnelles est l'une de vos décisions les plus importantes lors de la configuration d'un système.
   
   

8. Connecteurs externes.  Si vous utilisez un outil comme Apliqo, vous avez la possibilité de vous connecter à une grande variété d'applications logicielles externes capables d'échanger des données avec votre système.  Configurer ces intégrations en amont facilite la mise en œuvre afin que vous puissiez exploiter pleinement les systèmes sur lesquels vous vous appuyez déjà.
   
   

9. Indicateurs clés de planification (Drivers).  Vous pouvez commencer par définir certains inducteurs clés pour les revenus et les coûts, qui alimenteront ensuite vos capacités de planification et de prévision.  Ceux-ci peuvent bien entendu être affinés au fil du temps, mais il est judicieux de les mettre en place rapidement afin de pouvoir immédiatement commencer à prendre des décisions reposant sur des bases solides.

   
   

Ces points effleurent à peine la surface de ce qu'implique une mise en œuvre efficace, mais nous espérons qu'ils vous donnent un aperçu des considérations majeures à garder à l'esprit.

Comme mentionné, vous trouverez les leviers pour chacun de ces éléments au sein du module d'administration de FPM – ce qui rend très simple l'obtention de la configuration souhaitée pour votre organisation.  L'ensemble a récemment bénéficié d'une refonte complète, cela vaut donc vraiment le détour !  Nous espérons qu'en rendant ces fonctionnalités supplémentaires plus accessibles à nos utilisateurs, nous pourrons maximiser les résultats et améliorer l'efficacité à tous les niveaux.