Dans le deuxième volet de la nouvelle série de webinaires d'Apliqo, notre intervenant invité Jack Alexander vous explique comment optimiser vos processus de budgétisation et de planification.

Le problème de la budgétisation traditionnelle

« Les modèles de planification traditionnels sont fortement axés sur la finance », explique Jack. « Le problème majeur est que la plupart des managers perçoivent ces plans comme de simples exercices financiers qui ne leur apportent aucune aide. »

Dans ces modèles traditionnels de planification et de budgétisation, de nombreux facteurs déterminants et enseignements clés sont noyés dans les détails. Toutes les données sont traitées de la même manière, et l'élaboration des plans prend généralement beaucoup de temps. Plus important encore, les modèles traditionnels de budgétisation et de planification ne tiennent pas compte de l'incertitude.

« Ma carrière s'étend sur 5 décennies, depuis les années 1970, et je ne me souviens pas d'une époque marquée par d'aussi grands changements et incertitudes qu'aujourd'hui », déclare Jack. « Dans ce contexte, nous ne pouvons tout simplement plus utiliser les mêmes outils hérités du passé et les processus budgétaires traditionnels d'il y a plusieurs années dans l'environnement actuel. »

Pour vous aider à vous éloigner de ces approches traditionnelles de planification et de budgétisation, Jack suggère ce qui suit :

Les 5 meilleures pratiques de budgétisation et de planification de Jack Alexander

1. Mettre en place des directives de planification descendantes (top-down)

La première étape pour améliorer vos processus budgétaires consiste à établir des directives de planification stratégique pour encadrer l'élaboration de vos futurs plans et prévisions.

Les approches budgétaires traditionnelles sont structurées de manière ascendante (bottom-up), où une grande partie des données clés reflétant la performance de votre entreprise finit par être masquée dans les détails de vos rapports et budgets.

« Traditionnellement, nous demandions aux collaborateurs de fournir des estimations budgétaires détaillées, qui étaient ensuite résumées par département pour enfin alimenter un compte de résultat », explique Jack.

« L'un des principaux problèmes de cette approche est qu'elle offre une perspective presque exclusivement financière, plutôt qu'une analyse globale de la performance de l'entreprise. »

Pour y remédier, Jack recommande d'utiliser une budgétisation descendante dans laquelle l'équipe de direction, en collaboration avec le service financier, élabore une vue d'ensemble de haut niveau pour l'année à venir ainsi que des directives simples pour faciliter la planification future.

2. Utiliser des analyses basées sur les facteurs clés (driver-based analytics)

Un autre aspect essentiel pour une meilleure planification consiste à identifier vos facteurs clés d'activité et à vous concentrer sur eux.

Naturellement, ces facteurs varient d'une entreprise à l'autre. Cependant, il existe un certain nombre de facteurs universels qui sous-tendent la performance de presque toutes les entreprises. Ceux-ci comprennent :

• Le chiffre d'affaires et les marges

• Les principaux inducteurs de coûts

• Les facteurs macroéconomiques

• Les investissements majeurs

• Le capital humain

• Les risques et opportunités

3. Utiliser des prévisions glissantes pour des perspectives d'activité détaillées

« Les prévisions glissantes (rolling forecasts) ou perspectives d'activité constituent véritablement un élément clé pour développer un cadre de planification robuste dans l'environnement en évolution rapide d'aujourd'hui », explique Jack.
Contrairement aux états budgétaires traditionnels ou aux modèles de prévision classiques, les prévisions glissantes offrent aux entreprises la flexibilité nécessaire pour réajuster leurs perspectives à la volée en réponse aux changements de l'environnement commercial.
 
Selon Jack, une prévision glissante solide doit toujours :

• Avoir un horizon de prévision d'au moins 12 mois

• Disposer d'un modèle de prévision robuste mais flexible, pouvant être modifié en continu

• Mettre explicitement en évidence les hypothèses clés et les facteurs déterminants de l'entreprise (tels que ceux mentionnés précédemment)

• Offrir une analyse globale de la performance

  
  

« Les prévisions glissantes peuvent véritablement devenir la pierre angulaire de vos projections, car elles peuvent alimenter directement votre plan opérationnel tout en posant les bases de vos projections à plus long terme », déclare Jack.
 
Les prévisions glissantes obligent également votre organisation à identifier les tendances ainsi que les incertitudes pour les 12 à 24 prochains mois, offrant ainsi à votre équipe de direction l'opportunité d'anticiper ces avantages/défis dès le départ.

4. Tirer parti des projections de performance à long terme

« Lors de l'évaluation de la performance à long terme, ce que nous faisons essentiellement, c'est étendre l'horizon de prévision, ce qui présente des défis uniques », explique Jack.
 
Contrairement aux prévisions glissantes, ces analyses à long terme ont un horizon de 3 à 7 ans, prenant en compte davantage de risques et d'incertitudes qu'une perspective de 12 à 24 mois.
 
En raison de leur portée étendue, ces plans offrent une vision plus complète de la performance de votre entreprise et permettent à votre équipe de direction d'avoir une vue d'ensemble. Dès lors, les projections à long terme sont extrêmement utiles pour guider :

• La planification stratégique

• Les décisions d'investissement en capital

• Les fusions/acquisitions

• L'évaluation de l'organisation dans son ensemble

  
  

Les projections de performance à long terme doivent être flexibles, à l'image des prévisions glissantes, afin que votre équipe puisse modéliser différents scénarios reflétant l'impact d'éléments tels que les nouvelles acquisitions, les nouveaux produits ou les investissements sur le chiffre d'affaires, le ROI, la rentabilité, et bien plus encore.

5. Utiliser l'analyse de scénarios pour des projections encore plus approfondies

« L'analyse de scénarios est un récit plausible de l'avenir, ou une histoire, impactant de nombreuses variables à travers l'organisation », explique Jack. Ce type d'analyse est extrêmement important compte tenu de l'incertitude économique à laquelle les entreprises font face aujourd'hui.
 
Contrairement à l'analyse de sensibilité, l'analyse de scénarios ne se contente pas de modifier et d'évaluer les variations d'une seule variable (comme le chiffre d'affaires, par exemple). Elle envisage plutôt un récit complet (comme une récession, par exemple) et les différentes manières dont cela pourrait affecter l'organisation.
 
« Dans le cas où l'on envisage une récession, par exemple, une analyse de scénarios prendrait en compte des variables telles que le volume des ventes, la tarification, la rotation du capital humain, la rémunération, et plus encore », précise Jack.
 
L'analyse de scénarios va au-delà de la plupart des autres outils de planification et apporte un éclairage exceptionnellement profond sur la performance de votre entreprise dans diverses situations, contribuant à institutionnaliser la prise de conscience de l'incertitude et encourageant une discussion ouverte sur les nombreuses possibilités à l'horizon, tant positives que négatives.

Commencez à mieux planifier dès aujourd'hui

Avec les bonnes directives et les bons leviers en place, l'adoption de processus de planification tels que les prévisions glissantes, les projections à long terme et l'analyse de scénarios peut changer à jamais la façon dont vous évaluez la performance de votre entreprise.
 
Chez Apliqo, nous sommes fiers d'aider les directeurs financiers et leurs équipes financières à gagner en efficacité. N'oubliez pas de nous rejoindre pour notre prochain webinaire sur la préparation et la gestion des ralentissements économiques le 11 décembre 2019.