Dans sa présentation, Jack nous a montré comment évaluer efficacement à la fois nos processus financiers et les talents au sein de notre équipe pour répondre aux exigences de l'environnement FP&A en constante évolution. Ci-dessous, nous partagerons 3 des meilleurs conseils de Jack, fondés sur plus de 40 ans d'expérience.

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Comprendre les défis de l'environnement FP&A actuel

Le paysage du FP&A évolue. L'avènement du Big Data, des analyses perfectionnées, de la visualisation avancée des données, des nouvelles technologies et de l'IA augmente les exigences et les attentes envers les équipes financières.

« Le FP&A a toujours été une activité clé à forte valeur ajoutée dans la finance », déclare Jack. « Cependant, l'étendue et la portée du FP&A ont considérablement évolué au fil du temps. »

Aujourd'hui, les équipes FP&A doivent aller au-delà de la simple production des mêmes rapports historiques basés sur des données passées. Les dirigeants s'attendent désormais à ce que leurs équipes FP&A jouent un rôle plus actif au sein de l'organisation et contribuent à créer de la valeur pour leur entreprise.

Le rôle du FP&A était traditionnellement axé sur des rapports plus standardisés, des analyses et des projections relevant généralement des domaines de la comptabilité et des finances. Désormais, ce rôle s'est élargi pour inclure l'analyse de la performance (comme la gestion des KPI et l'évaluation comparative ou benchmarking), les prévisions glissantes (rolling forecasts), l'analytique, la visualisation des données, et bien plus encore.

Malheureusement, de nombreux directeurs financiers ont du mal à faire en sorte que leurs équipes s'adaptent à ce nouveau rôle. Selon son expérience, Jack a constaté que les directeurs financiers et les équipes FP&A ne répondent pas systématiquement à ces nouvelles attentes en raison de :

• Contraintes de temps et de budget.

• Opportunités limitées de développement et de formation.

• Systèmes existants obsolètes manquant de fonctionnalités.

• Faibles compétences en communication et en présentation.

• Un manque de vision stratégique et métier chez les analystes et les responsables de l'équipe financière.

• Modèles de planification déficients.

• L'absence d'une culture du « sens du service ».

1. Évaluation : la première étape pour améliorer vos processus FP&A

Il y a de fortes chances que vous vous reconnaissiez dans ces défis et que vous souhaitiez savoir comment les surmonter. Cependant, avant de pouvoir apporter des changements concrets à votre département, vous devez d'abord effectuer une analyse approfondie de votre équipe, de vos processus et de vos outils.

« Améliorer le FP&A implique de progresser sur les personnes, les processus et la technologie », explique Jack.
« En général, il n'y a pas d'évaluation approfondie de notre position actuelle en matière de FP&A, et c'est pourtant ce que nous devons absolument faire pour identifier les opportunités d'amélioration à fort impact », ajoute-t-il.

Jack recommande de commencer par une analyse de vos :

• Rapports et projections : Listez tous les rapports préparés par votre équipe FP&A. Analysez le temps nécessaire à la réalisation de chaque rapport, la valeur qu'il apporte et une évaluation de ses utilisateurs. Sur la base de cette analyse, vous verrez rapidement quels rapports sont essentiels aux opérations de votre entreprise, lesquels doivent être améliorés et lesquels peuvent être complètement abandonnés.

• Méthodologies de reporting : Vous devrez examiner les méthodes qui sous-tendent chacun de vos rapports/projections et vérifier si elles s'alignent sur les nouvelles meilleures pratiques en FP&A. Prenez votre plan annuel, par exemple, et vérifiez s'il est basé sur des inducteurs d'activité (driver-based) et s'il fournit une analyse de scénarios claire plutôt qu'une perspective financière simple et plus traditionnelle.

• Équipe et organisation : Pour vous aider à mieux utiliser votre équipe et vos ressources, il est utile d'analyser vos talents ; d'inventorier leurs compétences et leur expérience ; d'analyser les compétences de réserve de votre équipe ; de réexaminer vos plans de succession et d'évaluer de manière critique la répartition des performances. À partir de là, vous verrez si vous disposez des bonnes personnes pour faire progresser votre équipe ou si vous devez investir dans de nouveaux talents.

• Outils : Une fois que vous aurez examiné vos collaborateurs et vos processus, vous voudrez analyser les outils et la technologie mis à la disposition de votre équipe. La FinTech a largement dépassé Excel, et votre équipe doit disposer des bons outils pour maximiser son efficacité.

2. Penser le FP&A comme un service, et non comme un simple exercice financier

Une fois vos rapports et votre personnel FP&A passés en revue, Jack recommande de travailler à instaurer un « esprit de service » au sein de votre équipe.

« En finance, nous ne pensons pas souvent que nous sommes au service d'un ensemble de clients », affirme Jack. Pourtant, comme nous l'avons vu plus tôt, la finance a toujours été une activité à haute valeur ajoutée dans toute entreprise, et il est essentiel de renforcer cette vision auprès de votre équipe.

Pour vous aider à améliorer vos processus, Jack conseille de réaliser une « enquête client » dans laquelle vous demandez aux départements clés de votre entreprise (comme le conseil d'administration, votre directeur financier ou toute autre personne recevant vos rapports) d'aborder les points suivants :

• Quels rapports ils utilisent régulièrement et comment ils peuvent être améliorés.

• Si ces rapports sont concis et bien présentés.

• Sur quel domaine d'activité le client souhaiterait obtenir davantage d'éclairages ou d'analyses.

• Quels sont leurs plus grands défis/objectifs et comment l'équipe FP&A peut aider à les atteindre.

• Si le client considère le FP&A comme une ressource fiable sur laquelle il peut compter pour obtenir des informations et du soutien.

« D'après mon expérience, ce processus à lui seul propulsera votre FP&A à un niveau supérieur où la collaboration avec l'ensemble de l'organisation sera renforcée », déclare Jack. Sur la base des résultats de cette enquête, vous devriez rapidement être en mesure d'identifier les domaines dans lesquels vous pouvez améliorer votre niveau de service auprès du reste de l'entreprise.

3. Examiner les meilleures pratiques du FP&A

Le dernier conseil de Jack pour évaluer et améliorer vos processus FP&A consiste à effectuer une revue des meilleures pratiques. Ici, vous comparerez votre équipe et vos processus aux meilleures pratiques de pointe qui font réellement progresser le FP&A.

Dans cette analyse, vous voudrez examiner des aspects tels que :

• La modélisation : Documentez-vous et utilisez-vous les modèles les plus récents disponibles ?

• Les projections et les prévisions : Utilisez-vous des prévisions glissantes et une planification basée sur les inducteurs d'activité, par exemple ? Vos prévisions sont-elles orientées vers l'activité métier ?

• Le reporting : Vos rapports sont-ils bien présentés et réellement utilisés par vos clients ?

• La technologie et les systèmes : Êtes-vous toujours coincé sur Excel ou avez-vous accès aux derniers logiciels pour accélérer vos processus ?

• L'intégration du pilotage de la performance (Performance Management) : Vos processus sont-ils intégrés à la gestion de la performance, ou continuez-vous simplement à dérouler des exercices financiers obsolètes ?

• Le service client : Votre équipe a-t-elle l'esprit de service ?

• Le capital humain : Votre équipe possède-t-elle les compétences et l'expertise nécessaires pour être aussi productive que possible ? Devez-vous investir dans de nouveaux talents ou dans des opportunités de perfectionnement professionnel ?

Exemples de domaines d'amélioration clés

Une fois la revue ci-dessus terminée, vous voudrez vous réunir avec vos clients et la direction pour élaborer un plan d'action clair afin de commencer à améliorer votre FP&A.

« Il est important d'avoir des opportunités à fort impact et des victoires rapides (low-hanging fruit) pour amorcer une dynamique et commencer à montrer que vous prenez au sérieux l'amélioration des livrables de votre FP&A », déclare Jack.

D'après son expérience, Jack a identifié les domaines de FP&A suivants qui offrent presque toujours certaines de ces opportunités faciles à saisir :

• Présentation et communication : 80 % de la valeur d'une analyse provient de la manière dont elle est transmise. Malheureusement, la plupart des équipes financières ont de grandes difficultés à communiquer et à présenter efficacement leurs rapports et projections. Pour améliorer la façon dont vous présentez vos données, assurez-vous de :

  • Connaître votre public.

  • Utiliser le jargon métier plutôt que la terminologie purement financière.

  • Résumer vos conclusions et points clés. Personne n'a le temps de lire des rapports de 50 pages.

  • Ne pas vous contenter d'identifier les problèmes. Proposez des plans d'action recommandés en fonction de vos conclusions.

• Intégration du FP&A et du pilotage de la performance : La finance est idéalement positionnée pour aider à orienter et à cibler le pilotage de la performance. Pour intégrer les deux, le FP&A doit travailler avec des données en temps réel, une planification de scénarios d'hypothèses (« what-if ») et des méthodologies basées sur les inducteurs. Ce faisant, le FP&A peut commencer à générer une réelle valeur pour l'entreprise en reliant les principaux inducteurs d'activité à des résultats financiers clairs.

• Développement des capacités analytiques individuelles : Malheureusement, certaines entreprises n'accordent pas la priorité au développement personnel des membres de leur équipe financière ou de leurs dirigeants. Dans ces situations, c'est à l'individu de prendre la responsabilité de son propre développement. Vous pouvez y parvenir grâce à :

  • Une formation formelle.

  • Des documents de référence tels que des webinaires, des cours gratuits, des livres et des ressources en ligne.

  • La création d'un portefeuille d'exemples analytiques que vous aimeriez adopter.

Cessez de simplement brasser des chiffres, gagnez en efficacité FP&A dès aujourd'hui

Améliorer votre FP&A nécessite une analyse approfondie de votre équipe et de vos processus actuels, l'instauration d'un esprit de service au sein de votre équipe, ainsi qu'un examen minutieux des meilleures pratiques FP&A actuelles.

Chez Apliqo, nous nous engageons à aider les directeurs financiers et leurs équipes à cesser de simplement brasser des chiffres afin qu'ils puissent se concentrer sur la création de réelle valeur pour leur organisation.