Leadec
Erfahren Sie, wie Leadec, ein weltweit führender Anbieter von Industriedienstleistungen, seine FP&A-Prozesse mit Apliqo UX optimiert hat. Oliver Völker, Teamlead BI Applications, berichtet, wie die Ablösung fragmentierter Reporting-Tools und manueller Planungsprozesse durch eine zentrale, intuitive Plattform die Finanzteams in die Lage versetzte, schnellere und konsistentere Einblicke zu liefern und die Abhängigkeit von der IT zu verringern.
Oliver Völker
Teamleiter Global BI Applications, Leadec
Leadec ist der weltweit führende Servicespezialist für den gesamten Lebenszyklus einer Fabrik und an mehr als 380 Standorten in 16 Ländern und auf vier Kontinenten tätig. Mit rund 22.500 Mitarbeitern, die Kunden aus der Fertigungsindustrie in den Bereichen Installation, Automatisierung, Instandhaltung und Facility Management unterstützen, sind die Anforderungen an die Finanzfunktion von Leadec beträchtlich.
Als Oliver Völker vor sieben Jahren zu Leadec kam, bestand sein Auftrag darin, ein neues Analyse- und Berichtssystem von Grund auf zu konzipieren. Im Laufe der Jahre entwickelte sich diese Reise zu einem umfassenden globalen Programm zur Implementierung und Erweiterung von Planungs- und Analysefunktionen mithilfe von IBM Planning Analytics und Apliqo UX. Diese Fallstudie befasst sich mit einem zentralen Kapitel dieser Reise: der Transformation der Planungsprozesse von Leadec.
Planung über mehrere Geschäftsbereiche hinweg
Die Finanzabteilung von Leadec unterstützte drei verschiedene Planungsanwendungen: eine für Business Finance (GuV), eine für den operativen Bereich (Bruttogewinn und Bruttomarge) und eine für das Holding-Controlling (Kostenstellen). Alle drei basierten auf Web-Sheets, die durch Excel-basierte Uploads gestützt wurden. Der Prozess war im Support langsam, erforderte erheblichen manuellen Aufwand und ließ sich in einer global verteilten Organisation nur schwer warten und skalieren.
Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit
Die Kombination aus Web-Sheet und Cube, die dem alten Setup zugrunde lag, war langsam, was bei den Anwendern für Frustration sorgte und das Tempo einschränkte, in dem die Planungszyklen ablaufen konnten. Das Team war gemessen an den an es gestellten Anforderungen klein. Daher war es von entscheidender Bedeutung, einen Weg zu finden, den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Geschäftsanwender in die Lage zu versetzen, unabhängiger zu arbeiten.
IT-Abhängigkeit und Self-Service-Lücke
Das BI-Team war für ein hohes Volumen an Konfigurations- und Supportarbeiten verantwortlich, die idealerweise direkt von den Mitarbeitern im Controlling und in der Finanzabteilung hätten erledigt werden sollen. Das Ziel bestand darin, zu einem Self-Service-Modell überzugehen, bei dem die Geschäftsanwender ihre eigenen Berichte erstellen, Ergebnisse veröffentlichen und mit Dashboards arbeiten können, ohne Anfragen über das BI-Team leiten zu müssen.
Die Unterstützung von drei geschäftskritischen Planungsanwendungen über Excel-basierte Web-Sheets war langsam, fehleranfällig und unmöglich zu skalieren.
Apliqo UX wurde parallel zu IBM Planning Analytics implementiert und ersetzte die drei separaten, auf Web-Sheets basierenden Planungsanwendungen durch eine einheitliche, zentral verwaltete Lösung. Ein wesentlicher Erfolg war der Entwurf eines vorlagenbasierten Ansatzes auf Basis eines zentralen Cubes, in den alle Eingaben und Parameter – einschließlich Prozesszeitplänen, Budgetperioden und Prognosezyklen – einfließen. Nach der Konfiguration läuft der Prozess automatisch ab und generiert Berichte für jede Anwendung mit den korrekten Referenzstrukturen und Spalten.
Die Migration zu Apliqo UX ermöglichte es Leadec zudem, die CSV-Upload-Funktionalität zu nutzen, was die Dateneingabe weiter rationalisierte und manuelle Schritte reduzierte. Das Ergebnis war eine deutlich schnellere, stärker automatisierte Planungsumgebung, die dem Unternehmen die erforderliche Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit bot – insbesondere in Zeiten hohen Drucks wie der COVID-19-Pandemie, als eine schnelle Szenarioplanung unerlässlich wurde.
Die Transformation brachte spürbare Verbesserungen im gesamten Planungs- und Berichtswesen von Leadec. Planungsprozesse, die zuvor auf langsamen, manuell gepflegten Web-Sheets basierten, laufen nun schneller und konsistenter ab. Die zentrale Cube- und Vorlagenarchitektur reduzierte die Komplexität des laufenden Supports, sodass sich das BI-Team auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren kann.
Die Fachanwender erhielten die Möglichkeit, ihr Reporting selbst durchzuführen, Ergebnisse zu veröffentlichen und direkt mit Dashboards zu interagieren. Damit wurde die Self-Service-Vision verwirklicht, die das Projekt von Beginn an angetrieben hatte. Die Planungsumgebung ist nun besser dafür aufgestellt, schnell auf sich ändernde Geschäftsbedingungen zu reagieren – wie sich während COVID-19 zeigte, als das Unternehmen rasch Szenarien modellieren musste und Apliqo bereits implementiert war, um dies zu unterstützen.
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