Ed eccoci alla parte più difficile. Allontanare la pianificazione e la definizione del budget dal baratro richiede naturalmente un'azione concreta. Ecco perché nella parte 2 spiegheremo nello specifico come implementare processi di pianificazione efficienti.

Parte 2 – nove passaggi per una pianificazione aziendale efficiente

Un'implementazione efficiente di una gestione unificata delle prestazioni richiede processi e sistemi strutturati. Ecco alcune istruzioni pratiche per raggiungere questo obiettivo:

1. Integrazione
   La pianificazione strategica è collegata alla pianificazione a medio termine, al budgeting e al forecasting. Le cifre di budget derivano dalle linee guida strategiche per questo scopo. Non possono esserci incongruenze, ad esempio derivanti da discrepanze tra gli obiettivi di ROI strategici e quelli a budget.
   
   

2. Armonizzazione della base dati e dei valori di riferimento
   Poiché molte aziende dispongono di un ambiente ERP eterogeneo che si è evoluto nel corso degli anni, si trovano a dover gestire basi dati incoerenti. Una base dati uniforme e armonizzata è il primo passo essenziale verso una pianificazione efficiente. Metadati armonizzati a livello di Gruppo (ad es. piani dei conti e gerarchie di centri di costo, clienti e prodotti) e una base dati di fatti armonizzata a livello globale costituiscono le fondamenta per una pianificazione efficiente e generano valori di riferimento per la pianificazione basata sui driver (driver-based).
   
   

3. Riduzione della complessità
   Una minore complessità, vale a dire una pianificazione meno dettagliata, schemi di pianificazione più chiari e una maggiore automazione tramite l'IT, costituisce la terza componente fondamentale di una pianificazione efficiente. I controller finanziari tendono spesso a condividere la convinzione comune che un livello di dettaglio maggiore si traduca in una maggiore accuratezza della pianificazione. In realtà è vero il contrario: l'errore di previsione cresce esponenzialmente con un numero elevato di eventi di pianificazione e, di conseguenza, il livello di inaccuratezza aumenta in modo significativo. Inoltre, il tempo e l'impegno richiesti per la pianificazione aumentano a dismisura senza alcun reale beneficio. Una delle chiavi del successo è la capacità di sfatare questi miti all'interno di un'azienda e promuovere una cultura incentrata sulla pianificazione dell'essenziale.
   
   

4. Assunzioni generalmente valide
   Un processo di pianificazione inizia tradizionalmente con una riunione dei decisori aziendali in cui vengono discusse e definite le assunzioni di pianificazione. Si tratta principalmente di sviluppi esterni previsti dall'azienda che rappresentano assunzioni di base per tutti i segmenti di business. Le tipiche assunzioni generali di pianificazione includono il trend economico atteso nelle regioni rilevanti, gli sviluppi del mercato, gli aumenti salariali e le proiezioni relative all'andamento dei prezzi delle materie prime o dei tassi di cambio pertinenti.
   
   

5. Continuità
   La critica mossa ai modelli di budgeting tradizionali circa la loro mancanza di flessibilità viene superata con le previsioni a scorrimento (rolling forecast). In pratica, ciò significa che la pianificazione viene effettuata su base continuativa su un orizzonte temporale che va da cinque a otto trimestri.
   
   

6. Focalizzazione sui principali driver di valore (key value drivers)
   Un passo importante verso una pianificazione aziendale efficiente è stabilire una chiara focalizzazione sulle variabili che hanno il maggiore impatto sul successo complessivo: i key value driver. I fattori chiave di valore dovrebbero essere definiti in modo tale da contribuire al raggiungimento della strategia aziendale complessiva e avere un impatto diretto e positivo sul flusso di cassa. Molte aziende si perdono in dettagli inutili durante il processo di pianificazione. Tuttavia, la definizione delle priorità e l'efficienza vanno di pari passo. Le aziende che dedicano del tempo ad analizzare attentamente i driver di valore fondamentali hanno già compiuto un enorme passo avanti verso una pianificazione efficiente.
   
   

7. Definizione degli obiettivi (target setting)
   Il benchmarking gioca un ruolo decisivo nella definizione degli obiettivi. I target dovrebbero essere stabiliti sulla base di benchmark chiari. I benchmark possono essere di natura interna – la filiale migliore, la business unit più performante – oppure possono essere ricavati dai risultati della concorrenza. Rappresentano obiettivi relativi, come ad esempio ottenere una crescita di mercato superiore e quindi registrare performance migliori.
   
   

8. Esperienza utente
   I tempi in cui gli utenti erano disposti a compilare interminabili fogli Excel e i dati venivano aggregati e analizzati in estenuanti sessioni di lavoro notturno sono ormai lontani. Con l'ascesa di app mobili estremamente intuitive, gli standard per le applicazioni aziendali sono aumentati. Gli utenti di oggi desiderano soluzioni di pianificazione moderne e basate sul web che favoriscano la collaborazione e consentano un inserimento e un'analisi dei dati agevoli. Oggigiorno, l'analisi self-service e l'indipendenza dagli esperti IT sono una necessità per poter progettare in autonomia le applicazioni di pianificazione.
   
   

9. Flusso di lavoro (workflow)
   La collaborazione e la cooperazione sono al centro di ogni processo di pianificazione. Nello specifico, ciò significa che le aziende devono allineare risorse, obiettivi e approccio per raggiungere traguardi comuni. Grazie a un processo di workflow ben strutturato che integra nella pianificazione sia gli aspetti top-down sia quelli bottom-up, è possibile allineare meglio gli obiettivi e sincronizzare le unità organizzative.

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