Le cose possono diventare molto difficili se si prendono decisioni sbagliate nella pianificazione della forza lavoro, sia a causa di calcoli errati che per la perdita di una visione d'insieme. Il dato di fatto rimane: una pianificazione della forza lavoro di successo è una questione complessa che dipende da molti fattori. In questo blog spieghiamo come le aziende possono calcolare in modo efficiente e accurato il proprio fabbisogno di personale.

La pianificazione della forza lavoro comprende principalmente una previsione della forza lavoro futura necessaria per mantenere l'attività operativa e redditizia. Questo requisito dipende da vari fattori latenti: qual è il carico di lavoro a breve e a lungo termine? Quali sono le prospettive di crescita a breve termine dell'azienda? Quali carenze di personale (dovute a malattia, ferie, ecc.) o fluttuazioni stagionali ci si possono aspettare? In quali sedi dovrebbero essere collocati i diversi team di dipendenti? Quali sono i diversi fattori di costo dei dipendenti in base alle diverse sedi e alle giurisdizioni fiscali? Quale sarà l'impatto dell'inflazione o dell'aumento generale dei salari sulle spese salariali complessive? L'interazione tra questi fattori e i calcoli che ne derivano sono complessi e hanno un impatto diretto sui dati finanziari rilevanti.

Non è qualcosa che può essere gestito con Excel

Sebbene la maggior parte dei pianificatori finanziari e della forza lavoro sia consapevole di questa complessità, non attribuisce ancora sufficiente importanza alla pianificazione coordinata e integrata dei costi del personale. Molte aziende utilizzano ancora per questo compito fogli di calcolo Excel non riconciliati, il che rende difficile integrare le diverse aree aziendali e ottenere una panoramica coerente, accurata e trasparente.

I pianificatori finanziari e della forza lavoro si trovano spesso ad affrontare le stesse sfide:

• Vengono utilizzati contemporaneamente diversi fogli di calcolo con dati differenti;

• I diversi reparti e divisioni lavorano con sistemi diversi;

• I dati anagrafici dei dipendenti sono incompleti, incoerenti e mancano dati rilevanti;

• I fattori di costo rilevanti non sono trasparenti;

• Più informazioni vengono fornite sui singoli dipendenti, più la presentazione risulta confusa;

• Le frequenti fluttuazioni nel numero di dipendenti (nuove assunzioni, dimissioni, trasferimenti) mettono a dura prova i limiti del sistema;

• Il calcolo integrato dei costi del personale (stipendi, contributi previdenziali, imposte, benefit, bonus, commissioni, ecc.) è molto complesso;

• I costi del personale non sono integrati nel modello finanziario principale dell'azienda (conto economico, stato patrimoniale, rendiconto finanziario).

In sintesi, quindi: alla maggior parte delle aziende manca un sistema integrato di pianificazione della forza lavoro che possa reagire rapidamente al mutare dei parametri e che sia allineato con la pianificazione finanziaria complessiva dell'azienda.

Una soluzione è in vista

La pianificazione integrata della forza lavoro dipende da un database centrale contenente tutti i dati rilevanti e aggiornati sui dipendenti. Questa attività può essere gestita da soluzioni software che offrono applicazioni predefinite con un semplice processo di alimentazione dati, che raccolgono tutte le informazioni necessarie in un unico hub affidabile. Il vantaggio di tali strumenti: sono standardizzati e rendono i dati, i costi e i fattori determinanti rilevanti completamente trasparenti per chiunque abbia accesso allo strumento.

Una volta che i costi del personale sono stati definiti come un fattore chiave per l'azienda, vengono integrati automaticamente in tutti gli altri calcoli finanziari. Ciò consente il calcolo illimitato del fabbisogno di forza lavoro tra diversi reparti e divisioni. I calcoli uniformi che ne derivano non solo migliorano l'accuratezza e la comparabilità dei risultati, ma consentono anche simulazioni esatte e calcoli di scenari. E questo è il principio fondamentale di una gestione delle risorse umane di successo.