Gran parte dello scetticismo nei confronti di un processo di budgeting sofisticato e dispendioso in termini di tempo è legato al fatto che le aziende moderne devono operare in tempi estremamente incerti, in cui le circostanze e le ipotesi fatte oggi molto probabilmente cambieranno domani, il giorno dopo e quello successivo ancora. La velocità del cambiamento è impressionante e, in questa incertezza, è naturale chiedersi se l'intero processo di budgeting non sia ormai superfluo. 

Naturalmente, anche se i nostri budget riflettono una visione obsoleta di ciò che è il panorama aziendale in un dato momento, ci sono comunque molti vantaggi derivanti da un processo di budgeting solido e ponderato all'inizio di un ciclo finanziario. Non dobbiamo solo fare i conti con l'incertezza che ci si prospetta davanti, ma dobbiamo pianificare in funzione di essa, rimanendo il più agili e aperti possibile, senza rinunciare ai vincoli fondamentali che sono lo scopo stesso della definizione dei budget. 

In questa ottica, ci siamo imbattuti in una fantastica trattazione di questo argomento da parte del Boston Consulting Group (potete trovare l'articolo completo qui) e abbiamo pensato di approfondire alcune delle idee proposte dagli autori Sebastian Stange e Alexander Ross nel nostro impegno per definire il budget in modo efficace in presenza di elevati livelli di incertezza.   

Concentrarsi su obiettivi relativi

Un'idea straordinariamente semplice, ma efficace, per il budgeting in tempi incerti è cercare di allontanarsi dai budget assoluti per concentrarsi invece su cifre relative. Ad esempio, pensare in termini di margini di profitto, quota di mercato, rendimento del capitale e altre metriche simili aiuta a dare al budget la flessibilità necessaria per adattarsi al mutare di altre circostanze. Naturalmente, ci saranno sempre alcuni aspetti da legare a cifre assolute, ma più elementi si riescono a mantenere come variabili guidate da altre ipotesi, maggiore sarà l'agilità a disposizione. 

È proprio qui che IBM Planning Analytics / TM1 esprime al massimo il suo potenziale, poiché l'intero modello di database dinamico è strutturato per consentire questo tipo di interazioni nel processo di pianificazione. Quando ci si concentra su obiettivi relativi e si collegano a essi i benchmark di misurazione delle prestazioni, è più probabile disporre di un piano flessibile che valuti equamente l'andamento delle attività, senza essere vincolati a cifre ormai superate. 

Pianificare il budget per archi temporali più brevi

La maggior parte delle aziende esegue un processo di budgeting una volta all'anno e rimane poi vincolata a tali cifre fino alla fine dell'esercizio successivo, quando ha la possibilità di riesaminarle. Le cose non devono necessariamente andare così: investendo tempo e risorse nella definizione del budget anche su intervalli temporali più brevi (trimestrali, mensili, ecc.), ci si offre l'opportunità di adattarsi a ciò che sta accadendo e di essere più reattivi ai riscontri provenienti dal mercato. 

Questo richiede naturalmente un impegno supplementare e spesso può dare l'impressione di ostacolare le attività operative primarie; in realtà, il tempo extra dedicato a una corretta pianificazione genera benefici cumulativi e garantisce un controllo molto più saldo sulle operazioni, consentendo di massimizzare qualsiasi opportunità si presenti. 

Utilizzare la pianificazione degli scenari

L'ultimo pilastro del budgeting in condizioni di incertezza consiste nello sfruttare appieno la pianificazione degli scenari per valutare il probabile impatto di situazioni differenti. L'utilizzo di uno strumento come IBM Planning Analytics / TM1 rende questa operazione estremamente semplice, poiché consente di costruire una serie di scenari che rispondono dinamicamente alle variazioni di ipotesi, parametri e driver. Rendere questo passaggio una componente fondamentale del processo di budgeting garantisce la prontezza ad affrontare qualsiasi evenienza, offrendo la possibilità di modificare le strategie all'occorrenza qualora si verifichi uno degli scenari ipotizzati. 

Ciò è particolarmente importante per quanto riguarda i costi e i flussi di cassa, poiché sono gli aspetti spesso più colpiti quando le cose volgono al peggio. Avere pronti un Piano B e un Piano C per queste eventualità permette di mettersi nella posizione non solo di superare l'incertezza, ma di uscirne più forti di prima. 

Questi sono solo alcuni degli spunti tratti dal report del Boston Consulting Group e riteniamo che valga la pena rifletterci mentre ci addentriamo nel 2023. Qui in Apliqo siamo nella posizione ideale per supportarvi in questo processo di budgeting; quindi, se desiderate fare un salto di qualità, contattateci e scopriamo come possiamo aiutarvi!