Diverse sfide costringono le aziende a smantellare strutture vecchie e inefficienti dal punto di vista dei costi. Nella ricerca di nuove opzioni di budgeting, un metodo ben noto ma controverso sta tornando sotto i riflettori: lo zero-based budgeting (ZBB).

Sfide di crescita, pressione sui costi e nuova concorrenza dall'Estremo Oriente: per le aziende, le sfide raramente si presentano da sole. I CFO si trovano quindi ad affrontare un autunno frenetico all'insegna della pianificazione. Soprattutto, c'è attualmente una forte domanda di nuovi metodi di budgeting efficienti e flessibili. Un vecchio trend che affonda le sue radici negli Stati Uniti degli anni '70 sta riemergendo, apparentemente proprio al momento giusto. All'epoca, Peter Phyrr, ex manager di Texas Instruments, ebbe l'idea dello zero-based budgeting e la implementò con successo nella sua azienda.

Ripartire da zero

Nello zero-based budgeting, il budget viene ricalcolato da zero ogni anno. Tutte le spese per il periodo successivo devono essere nuovamente giustificate. In altre parole, la fase di pianificazione parte sempre da zero e presuppone che ogni funzione debba essere regolarmente riesaminata per quanto riguarda costi e benefici, a differenza dei processi più comuni in cui la pianificazione inizia sempre dal budget corrente. I vantaggi sono evidenti: le varie voci di spesa vengono calcolate in base alle esigenze immediate dei diversi reparti per l'anno successivo e non semplicemente basandosi ciecamente sul budget o sul livello di spesa dell'anno precedente. Ciò consente di smantellare strutture inefficienti e rigide. L'obiettivo è esaminare a fondo e giustificare ogni spesa pianificata, in modo che tutte le voci di budget vengano sbloccate e approvate solo se effettivamente necessarie nella misura indicata.

Gestione sostenibile dei costi

Può sembrare semplice, ma in realtà è piuttosto profondo. Lo zero-based budgeting implica molto più che creare semplicemente un budget da zero. Lo ZBB è un processo circolare con il chiaro obiettivo di stabilire una gestione sostenibile dei costi all'interno dell'azienda. Ciò è favorito dal fatto che lo ZBB è applicabile a ogni tipologia di costo. Che si tratti di investimenti, spese operative, costi di marketing o spese di vendita, tutte le voci aziendali possono essere ribilanciate da zero. Allo stesso tempo, un metodo risalente agli anni '70 può ovviamente incontrare difficoltà nel rappresentare le complessità del mondo aziendale odierno. Sono necessarie soluzioni moderne affinché il processo di ZBB possa essere implementato in modo efficiente, trasparente ed efficace.

Identificare e giustificare le spese: un esempio concreto

Supponiamo che un'azienda del settore ingegneristico implementi lo zero-based budgeting. Questo processo richiede un esame più approfondito dei costi nel reparto di produzione dell'azienda. Il CFO si rende successivamente conto che i costi di determinati componenti utilizzati nei prodotti finali ed esternalizzati a un altro produttore aumentano del 5% ogni anno. Tuttavia, l'azienda possiede il know-how e la tecnologia per produrre questi componenti internamente. Dopo aver valutato attentamente i pro e i contro, l'azienda stabilisce che può produrre i componenti a un costo inferiore rispetto al fornitore esterno e che dovrebbe quindi farlo internamente.

In passato, l'azienda in questo caso avrebbe potuto semplicemente aumentare alla cieca il budget per l'acquisto dei componenti corrispondenti, mascherando abilmente l'incremento. Tuttavia, applicando lo zero-based budgeting, è stata in grado di identificare potenziali alternative e valutare se fosse meglio produrre i pezzi internamente. I fattori determinanti di costo all'interno dei reparti non possono essere individuati con i metodi di budgeting tradizionali. Al contrario, lo ZBB è un processo dettagliato che mira a smascherare e giustificare le spese. È importante che i costi del processo ZBB stesso siano sempre soppesati rispetto ai risparmi, poiché lo zero-based budgeting richiede solitamente più tempo e impegno.

Gli strumenti di pianificazione come base per lo ZBB

Ha senso implementare lo ZBB solo se l'intero processo può essere eseguito in modo efficiente, trasparente ed efficace. Soluzioni di pianificazione come la suite di Performance Management Apliqo C3 forniscono la base a tale scopo, poiché tali strumenti di analisi possono essere utilizzati per identificare i principali driver di domanda e di costo. Questi value driver consentono di elaborare sottopiani bottom-up dettagliati per vendite, costi dei materiali, costi del personale, spese operative e qualsiasi altra voce di spesa rilevante che alla fine confluisce in una pianificazione integrata. Ciò consente una visione olistica di conto economico, stato patrimoniale e flusso di cassa, basata sui metodi ZBB e in grado di allocare quindi i costi in modo efficiente.