La pianificazione e analisi finanziaria (FP&A) ha vissuto una crescita esponenziale negli ultimi anni, poiché le aziende cercano sempre più di gestire l'immensa complessità che le moderne organizzazioni portano con sé. Alla luce di una forte concorrenza, avranno successo coloro che saranno in grado di comprendere e utilizzare meglio i dati, sia interni che esterni, per formulare previsioni e decisioni informate.

Qui in Apliqo, il processo di FP&A è il cuore pulsante del nostro lavoro. Ecco perché in questo articolo desideriamo presentarvi i nostri 10 comandamenti per una FP&A efficace. Sebbene siano formulati con un pizzico di ironia, c'è davvero molto da guadagnare facendo le cose per bene. Ed ora, senza ulteriori indugi, ecco i dieci principi.

1. Elaborerai una strategia dettagliata che comprenda tutto ciò che l'azienda mira a raggiungere.

Tutto inizia con la strategia e la missione dell'azienda. Senza una stella polare da seguire, l'analisi, la pianificazione e tutti gli altri componenti non hanno un reale valore. La strategia aziendale dovrebbe fornire chiarezza su ciò che desiderate raggiungere, determinando così i dati chiave, le metriche, le valutazioni e gli scenari di pianificazione su cui concentrarvi.

2. Farai della pianificazione un processo regolare, anziché un evento isolato.

Ogni piano è destinato a cambiare quando si scontra con la realtà. È quindi ingenuo credere che la fase di pianificazione sia un evento una tantum. Una solida FP&A richiede una pianificazione periodica a diversi livelli di granularità, affinché diventi parte integrante delle normali attività operative. La pianificazione è qualcosa che dovrebbe essere sempre possibile, rendendo l'azienda flessibile in caso di necessità.

3. Riterrai i membri del tuo team responsabili dei risultati dei processi di FP&A.

Senza una chiara responsabilità per i numeri, si corre il rischio che la FP&A sia solo un mero esercizio formale fine a se stesso. Per favorire realmente il progresso, dovreste collegare gli indicatori chiave a incentivi di performance e guidare l'azienda nella giusta direzione attraverso le analisi. Se qualcuno è responsabile di una specifica valutazione, la probabilità di uno sviluppo positivo è di gran lunga superiore rispetto a iniziative per le quali nessuno è ritenuto responsabile.

4. Sceglierai i principali driver con cura e intelligenza.

Il cuore della FP&A è la misurazione dei fattori chiave che incidono su ricavi e/o costi. Può trattarsi di fattori interni o esterni, che in ogni caso devono essere esaminati con attenzione. Attenzione a non confondere la correlazione con la causalità, e assicuratevi di identificare i fattori specifici determinanti per le variabili che contano davvero per voi. Da qui si svilupperà il resto del processo.

5. Suddividerai i tempi di pianificazione in unità più piccole.

Sebbene sia molto utile disporre di una pianificazione a lungo termine per stabilire la direzione generale, questa risulta meno pratica nella quotidianità. I membri del vostro team devono comprendere come la pianificazione strategica a lungo termine si articoli in anni, mesi, settimane e persino giorni, in modo da sapere su cosa concentrarsi nell'immediato. Una tale scomposizione rende l'insieme più gestibile e aumenta le possibilità di successo.

6. Andrai a fondo degli scostamenti per scoprire la vera causa.

Quando analizzate il motivo per cui un dato effettivo non corrisponde al budget, dovreste ricercare le cause scatenanti, che potrebbero essere più profonde di quanto si pensi. La tentazione di fermarsi alla prima spiegazione logica può essere forte, soprattutto se bisogna esaminare centinaia di variazioni. Ciononostante, è consigliabile frenare questo impulso e scendere di un livello. Questo rigore vi permetterà di valutare meglio cosa stia realmente accadendo e di affrontare il problema alla radice, anziché limitarvi a un'analisi superficiale.

7. Spiegherai al tuo team il motivo per cui sono stati scelti determinati KPI.

Non date per scontato che i vostri Key Performance Indicator (KPI) siano autoesplicativi, poiché spesso possono essere interpretati male. Prendetevi il tempo necessario per istruire i vostri collaboratori sui KPI importanti e spiegare loro come questi contribuiscano a migliorare le prestazioni aziendali. Spesso, fornire questo tipo di contesto è determinante per orientare il modo di pensare al processo. In questo modo potrete prendere decisioni più precise e ponderate.

8. Collegherai e allineerai la gestione finanziaria con quella operativa.

L'obiettivo dovrebbe sempre essere un piano unificato che comprenda sia le considerazioni finanziarie che quelle operative. Questi componenti dovrebbero operare in perfetta armonia. Se restano isolati in silos separati, si creeranno colli di bottiglia, conflitti e altri problemi. Assicuratevi che tutti remino nella stessa direzione e perseguano i medesimi obiettivi, garantendo piena consapevolezza dei vincoli finanziari e operativi in gioco nell'azienda.

9. Prenderai provvedimenti quando un piano non funziona.

Una volta impostate le metriche di misurazione, i flussi di pianificazione e i protocolli di revisione, non pensate che il lavoro sia finito. Nel momento in cui riscontrate un problema o un valore costantemente disatteso, sta a voi verificarne le cause e intraprendere azioni correttive per risolverlo. È qui che la gomma tocca l'asfalto. Se non si agisce, il potenziale del vostro sistema FP&A non sarà pienamente sfruttato.

10. Ti manterrai sempre aggiornato sulla strategia di FP&A.

Il settore della FP&A è in costante evoluzione e ciò che oggi è considerato una best practice potrebbe non esserlo più tra un anno. Spetta a voi tenervi informati su come viene implementata la FP&A e su ciò che funziona per aziende della vostra dimensione e del vostro profilo. Restare all'avanguardia su questo tema vi darà un vantaggio competitivo ed eviterà che i vostri sistemi diventino obsoleti o irrilevanti.

Questi sono i dieci comandamenti della FP&A. Facendo propri questi principi, sarete in grado di sfruttare al meglio questo potente strumento di gestione e di fornire alla vostra azienda le basi necessarie per raggiungere il livello successivo.

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