La pianificazione basata sui driver (driver-based planning) è tutt'altro che un concetto nuovo, ma è sempre sorprendente vedere quante aziende siano ancora bloccate nelle tradizionali routine di budgeting e forecasting.

In questo articolo, esamineremo approfonditamente la pianificazione basata sui driver e condivideremo alcuni dei nostri migliori consigli per aiutarvi ad applicare questa metodologia chiave, al fine di ottenere informazioni più chiare sulle prestazioni della vostra azienda e creare piani affidabili e attuabili per il suo futuro.

Il problema del budgeting e del forecasting tradizionali

"I processi tradizionali di budgeting e forecasting sono fortemente incentrati sulla raccolta dei dati", afferma Daniele Tedesco, CEO di Apliqo. In questi modelli tradizionali, il management di solito trascorre la maggior parte del tempo a raccogliere informazioni a bassa granularità da vari aspetti dell'operatività aziendale, nella speranza di supportare previsioni più dettagliate (e quindi più accurate).

"In realtà, tuttavia, questo porta solo a una maggiore confusione", afferma Daniele. "Questo accade perché il processo di raccolta dati serve solo ad accumulare dati e numeri. Non offre tuttavia alcuna visibilità su ciò che guida realmente questi dati".

Dopo la raccolta iniziale dei dati, il passo successivo nel budgeting e nel forecasting tradizionali è una battaglia apparentemente infinita tra approccio top-down e bottom-up tra il management e i vari collaboratori.

"Il management di solito si aspetta che cifre di vendita più elevate impressionino i principali stakeholder e creino ostacoli più alti per i sistemi di incentivazione", spiega Daniele. Questo approccio non solo offre poche informazioni affidabili sulle effettive prestazioni aziendali, ma incontra solitamente anche la resistenza dei team interni, come quello delle vendite, che spesso si sentono incoraggiati a modificare i propri numeri per assicurarsi di raggiungere i propri obiettivi in futuro.

Non è difficile comprendere i limiti di questo approccio tradizionale al budgeting e al forecasting: è tutt'altro che trasparente, richiede molto tempo ed è (nella maggior parte dei casi) estremamente frustrante. Ma la trappola più grande del budgeting tradizionale è probabilmente il fatto che non genera assolutamente alcun valore.

"Questo processo crea molteplici cicli di pianificazione che hanno poca rilevanza per le prestazioni effettive del team di vendita", afferma Daniele. Inoltre, questo approccio previsionale tradizionale contribuisce pochissimo a creare un piano d'azione trasparente per il futuro dell'azienda e non è supportato da dati basati sui driver che allineino il resto dell'organizzazione.

"Al contrario, il budgeting e il forecasting tradizionali sono frustranti, dispendiosi in termini di tempo e, in definitiva, non aiutano ad allineare l'organizzazione affinché raggiunga i suoi obiettivi e colga le opportunità di mercato", afferma Daniele.

Pianificazione basata sui driver: insight trasparenti e una visione chiara per il futuro

Mentre il budgeting e il forecasting tradizionali risultano carenti sotto diversi aspetti, la pianificazione basata sui driver offre informazioni affidabili sulle prestazioni aziendali e aiuta a gettare le basi per una pianificazione e un'analisi solide.

Mentre le previsioni tradizionali presentano una bassa granularità e cercano di aggregare quanti più dati possibili sui dati finanziari e operativi dell'azienda, la pianificazione basata sui driver si concentra specificamente sui fattori chiave (driver) della vostra azienda; vale a dire, i numeri che influenzano maggiormente le prestazioni aziendali. "La pianificazione basata sui driver si concentra su fattori che possono essere influenzati dalle azioni di un'organizzazione e che sono rilevanti e significativi", afferma Daniele.

Facendo un passo indietro e concentrandosi solo sulle aree aziendali che influiscono direttamente sulle prestazioni dell'azienda, la pianificazione basata sui driver aiuta immediatamente a ridurre la granularità della pianificazione, riducendo lo sforzo di raccolta dei dati e aumentando la precisione delle previsioni.

"La pianificazione basata sui driver ci aiuta a identificare i driver principali che influenzano il nostro successo in un determinato mercato", afferma Daniele. Questi possono includere la crescita della base clienti, una maggiore penetrazione della clientela, la riduzione del tasso di abbandono (churn), il mix di prezzo o altri driver legati alle vendite che possono essere rilevanti per un settore specifico.

Concentrandoci su questi fattori e non su un mare di dati provenienti da ogni aspetto delle nostre attività aziendali, possiamo creare piani non solo più facili da comprendere e da eseguire, ma che migliorano significativamente anche il successo e le prestazioni. "I piani sono inutili se non vengono messi in pratica", afferma Daniele. "La pianificazione basata sui driver ci consente di allineare le persone con piani che abbiano senso e possano essere analizzati, compresi e trasformati in azioni concrete".

Ma la pianificazione basata sui driver non facilita solo la pianificazione interna; semplifica notevolmente anche la comunicazione con gli stakeholder. "I piani basati su dati affidabili derivati dai driver principali di un'azienda forniscono un linguaggio semplice per comunicare con gli stakeholder e i decisori aziendali", afferma Daniele.

Consigli per aiutare la vostra organizzazione ad adottare una pianificazione basata sui driver

1. Comprendete a fondo gli obiettivi aziendali. Non ha senso creare un piano se non si è sicuri di cosa si debba pianificare. Assicuratevi di essere chiaramente allineati sulla direzione in cui l'azienda vuole andare in futuro.

   
   

2. Identificate i vostri driver principali. Ricordate che non misurerete l'intero piano dei conti della vostra azienda. L'analisi di Pareto (o regola dell'80/20) può essere molto utile in questo caso. Sebbene ogni azienda e settore abbia driver unici, alcuni buoni punti di partenza sono i driver finanziari come prezzo unitario, volume, margini e COGS, nonché i driver operativi come volume di chiamate, turnover del personale, livelli di servizio e ordini evasi.

   
   

3. Costruite un modello finanziario basato sui driver. Una volta identificati gli obiettivi, il passo successivo è identificare i driver principali della vostra azienda e del vostro settore e creare un modello finanziario per raggiungerli. Spesso è una buona idea iniziare un modello con numeri reali di un periodo specifico (ad esempio, gli ultimi 12 mesi) prima di inserire le variabili per vedere quali cambiamenti sono necessari per far progredire l'organizzazione.

   
   

4. Leggete il whitepaper di Daniele sulla pianificazione finanziaria avanzata e partecipate alla nostra masterclass FP&A per approfondire la pianificazione basata sui driver e altre importanti best practice per FP&A.

   
   

In Apliqo, ci impegniamo ad aiutare CFO e professionisti della finanza a generare un valore reale per le loro organizzazioni e a prendere decisioni aziendali migliori. Per ulteriori informazioni sulle ultime tendenze e best practice in ambito FP&A, seguite il nostro blog e iscrivetevi ai nostri prossimi webinar/masterclass.