A questo punto è diventato quasi un cliché parlare dell'importanza dei dati per orientare le decisioni aziendali, e molte aziende si limitano a dichiarazioni di facciata al riguardo, ma in base alla nostra esperienza c'è ancora molta strada da fare per sfruttare appieno il potenziale dei dati all'interno del team finanziario e non solo. Troppe decisioni sono ancora guidate dall'intuito, dall'attaccamento allo status quo o da dinamiche politiche interne che impediscono di basare realmente le decisioni sui dati.

In questo articolo esploreremo come integrare profondamente una cultura basata sui dati all'interno del team finanziario, in modo da avvicinare i flussi di lavoro e i processi tipici a un futuro completamente data-driven.

L'alfabetizzazione ai dati è il punto di partenza

Per raggiungere una cultura basata sui dati, il vostro team finanziario deve trovarsi a proprio agio nel lavorare con i dati tanto quanto lo è nel leggere bilanci e conti economici. L'alfabetizzazione ai dati va oltre la semplice elaborazione numerica di base e riguarda la capacità di leggere, interpretare, analizzare e comunicare i dati finanziari in modo efficace, comprendendone al contempo le implicazioni strategiche. Ci sono quattro pilastri fondamentali dell'alfabetizzazione ai dati su cui dovreste puntare per formare il vostro team finanziario:

• Comprendere le fonti e la qualità dei dati. Il vostro team deve essere in grado di identificare, convalidare e valutare le diverse fonti di dati, comprendere come fluiscono attraverso i vostri sistemi interni ed essere in grado di individuare anomalie quando si verificano problemi.

• Comprendere i concetti statistici di base. Idealmente, il vostro team finanziario dovrebbe avere una conoscenza statistica di base in modo da non dover dipendere costantemente dal team di business intelligence per analisi ad hoc. Ciò include aspetti come correlazione rispetto a causalità, analisi degli scostamenti, analisi dei trend e probabilità.

• Comprendere le best practice di visualizzazione dei dati. Per sfruttare realmente i dati, il vostro team finanziario dovrebbe avere un senso intuitivo di come visualizzarli al meglio in base agli obiettivi. Questo aspetto di storytelling è fondamentale per persuadere gli altri stakeholder ad intraprendere le azioni raccomandate in base a ciò che mostrano i dati.

• Costruire modelli finanziari. Infine, il vostro team finanziario deve essere in grado di creare modelli solidi che integrino molteplici fonti di dati, sviluppare e testare scenari diversi e analizzare la sensibilità in base alle variazioni delle variabili chiave.

Se riuscite a sviluppare questa alfabetizzazione finanziaria nel vostro team finance, sarete a buon punto per creare una cultura basata sui dati duratura nel tempo.

Utilizzare la tecnologia come elemento abilitante

Il passo successivo per costruire una cultura basata sui dati è incoraggiare un uso estensivo della tecnologia disponibile per supportare e abilitare il processo decisionale guidato dai dati. Le moderne soluzioni FP&A come Apliqo non sono più solo strumenti per la pianificazione finanziaria: si sono evolute in piattaforme complete che consentono analisi sofisticate e collaborazione quando utilizzate al massimo del loro potenziale.

La prima decisione consiste nel selezionare gli strumenti tecnologici giusti in grado di scalare e crescere con la vostra organizzazione. Avete bisogno di una tecnologia in grado di gestire la complessità del vostro business, consentendo al contempo agli utenti di individuare facilmente le informazioni rilevanti in mezzo al rumore di fondo. Una volta implementati gli strumenti giusti, dovete impegnarvi a fondo per garantire che il vostro team finanziario comprenda come utilizzarli in modo efficace, fornendo loro la formazione e il supporto necessari per gestire i dati e giungere a insight e risultati utili.

Nella nostra esperienza con Apliqo, molti dei nostri clienti sfiorano appena la superficie di ciò che è possibile fare con IBM Planning Analytics / TM1 e, spesso, i loro problemi potrebbero essere risolti semplicemente acquisendo una comprensione più approfondita delle capacità del sistema, così da poter costruire flussi di lavoro più efficienti e accurati. Avere una cultura basata sui dati significa prendere sul serio questo compito e intraprendere un percorso di miglioramento continuo man mano che le vostre operazioni di FP&A crescono e si espandono.

Inoltre, maggiore è l'efficienza che riuscite a garantire dal punto di vista operativo, minore sarà il tempo che il vostro team dovrà dedicare ad attività tediose e maggiore sarà il tempo che potrà dedicare all'analisi e all'interpretazione dei dati a più alto valore aggiunto. Migliorando l'allocazione delle risorse in questo ambito, vi avvicinerete a uno status quo realmente orientato ai dati.

Misurare il successo e iterazione continua

L'ultimo aspetto della costruzione di una cultura basata sui dati consiste nel misurare l'impatto delle proprie decisioni, iterare in base ai risultati e, quando le cose vanno per il verso giusto, comunicare tale successo per consolidare i processi sottostanti che hanno permesso di raggiungerlo. Questo è un passaggio fondamentale per mantenere lo slancio e assicurarsi un sostegno continuativo. Se non siete in grado di rafforzare questo comportamento, non riuscirete mai a incidere in modo permanente sulla cultura del vostro team finanziario e non solo.

Ogni azienda affronterà questo aspetto in modo diverso a seconda del proprio contesto specifico, ma ecco alcuni esempi di metriche che potete monitorare per consolidare meglio una cultura basata sui dati: 

• Tassi di rilevamento degli errori nei processi automatizzati.

• Tassi di successo delle riconciliazioni.

• Tempo dedicato alla pulizia e alla convalida dei dati.

• Copertura dei dati tra le diverse business unit.

• Conformità agli standard globali sui dati.

• Il tempo che intercorre tra la creazione dei dati e la loro disponibilità.

• Consegna dei report rispetto alle scadenze previste.

• Adozione da parte degli utenti.

• Numero di report generati.

• Andamento dei ticket di supporto.

• Valutazioni del feedback degli utenti.

• Riduzione dell'inserimento manuale dei dati.

• Tempi dei cicli di preparazione delle previsioni (forecast).

• Riduzione degli straordinari durante i periodi di picco.

• Miglioramenti dell'accuratezza delle previsioni.

• E molto altro ancora…

Iniziate con alcune metriche chiave rilevanti per il vostro contesto e poi, man mano che migliorate, potete iniziare gradualmente ad ampliare i parametri di misurazione. E, cosa ancora più importante, questo esercizio deve spronarvi a iterare e innovare su ciò che state facendo. Ogni volta che ottenete un risultato che non vi soddisfa, questo deve fungere da catalizzatore per un nuovo esperimento e una nuova iterazione. Questo processo di miglioramento continuo è il tratto distintivo di una solida cultura basata sui dati.

Se siete in grado di trasmettere questi tre pilastri fondamentali al vostro team finanziario, inizierete a sviluppare una cultura basata sui dati capace di trasformare la vostra organizzazione. Richiederà molto impegno iniziale, ma una volta diventata una seconda natura per il vostro team, continuerete a raccoglierne i frutti a lungo. Iniziate subito con Apliqo FPM e raggiungete l'obiettivo più rapidamente.