L'incontro della scorsa settimana si è concentrato sulle previsioni a scorrimento (Rolling Forecast) e sui 7 fattori chiave affinché le aziende possano implementarle con successo. La riunione è iniziata con un'introduzione generale durante la quale i partecipanti hanno condiviso le proprie esperienze personali con le Rolling Forecast. I risultati dell'introduzione sono riassunti di seguito:

RFC implementate ed esperienza eccellente: 5%
Implementate con molte difficoltà: 25%
Esperienza pratica limitata o assente: 65%

L'esito della tavola rotonda della scorsa settimana ha dimostrato che, nonostante i numerosi vantaggi, molte aziende in tutto il mondo non stanno ancora implementando le Rolling Forecast o faticano a farlo in modo efficace. Solo un numero limitato di aziende è riuscito a implementarle correttamente e, di conseguenza, a sfruttare appieno i loro benefici.

Fattori chiave per implementare con successo le Rolling Forecast

Dopo l'introduzione, il gruppo ha discusso varie definizioni di Rolling Forecast e ha identificato alcuni dei fattori chiave per una loro corretta implementazione. I risultati di questa sessione erano perfettamente allineati con una sintesi dei precedenti FP&A Board Meeting, presentata al gruppo dopo la discussione e riassunta di seguito:

Cultura: le aziende devono comprendere che la Rolling Forecast non è uno strumento di misurazione per i bonus. È piuttosto uno strumento gestionale per identificare per tempo i principali rischi e opportunità e per gestire meglio i risultati economici aziendali.

Persone: le imprese devono valutare le competenze del proprio personale, poiché l'implementazione delle Rolling Forecast richiede team di progetto in grado di ricoprire ruoli diversi, tra cui analisti, creatori di modelli, business partner e figure dedicate alla comunicazione e alla presentazione.

Sistemi: le organizzazioni devono creare un hub informativo affidabile che includa dati e insight operativi e finanziari su cui basare il modello di Rolling Forecast. Inoltre, il sistema deve essere in grado di elaborare ed eseguire la modellazione in tempo reale di grandi volumi di dati (big data).

Processi: è importante disporre di un processo di approvazione e adesione della dirigenza (management buy-in) chiaramente illustrato a tutta l'organizzazione. Riunioni periodiche all'insegna della massima trasparenza su driver e stime chiave aiutano a creare fiducia e ad accrescere l'accettazione del modello di Rolling Forecast.

Progettazione (Design): la fase di progettazione riguarda il modello in sé, inclusi l'orizzonte temporale e la frequenza della Rolling Forecast. Tutti questi aspetti sono determinati dal settore, dal mercato di riferimento e dai driver aziendali.

Integrazione: il sistema deve essere capace di integrare metodi di pianificazione Bottom-Up e Top-Down in un'unica applicazione, mostrando in modo trasparente gli scostamenti tra i due risultati.

Partecipazione: la buona riuscita dell'implementazione delle Rolling Forecast si basa su un approccio collaborativo che coinvolge persone con background sia finanziario sia operativo, sulla piena trasparenza (riguardo a driver e stime) e su un'applicazione dedicata su cui tutti i soggetti coinvolti possano lavorare insieme.

Aspetto analitico della Rolling Forecast: cosa serve per un processo di guida efficace?

La totale trasparenza sui KPI e sui principali driver di business è un fattore abilitante essenziale per l'aspetto analitico della Rolling Forecast. Le informazioni pertinenti devono essere archiviate in un data hub centrale affidabile e dovrebbero comprendere dati finanziari, operativi e informazioni esterne sul mercato e sulla concorrenza. Molte organizzazioni si concentrano troppo sulle informazioni finanziarie e trascurano driver importanti che dovrebbero invece essere parte integrante del modello di Rolling Forecast.

Aspetto umano e culturale della Rolling Forecast: cosa serve per un processo di guida efficace?

Il passaggio a un approccio con Rolling Forecast rappresenta un cambiamento importante per molte organizzazioni. Le persone chiave devono essere coinvolte tempestivamente e il team di progetto deve essere responsabilizzato e supportato dal management. Anche le figure che ricoprono ruoli finanziari e operativi devono collaborare al progetto, e l'organizzazione deve essere consapevole che la Rolling Forecast è uno strumento di gestione, non solo un mezzo per definire i bonus. Durante i lavori di gruppo sono stati identificati i seguenti aspetti chiave:

Persone che redigono la Rolling Forecast | Persone che alimentano la Rolling Forecast Capacità di spiegare l'importanza del processoComprensione degli obiettiviIl team di progetto deve essere orientato al businessIl progetto non è guidato solo dalla finanzaAttitudine al lavoro rapido senza compromettere la qualitàStrumento gestionale, ma anche la misurazione dell'accuratezza delle previsioni è importanteAttenzione alle scadenzeConoscenza tecnica degli strumenti per ottimizzare il processoCapacità di lavorare sotto pressione 

L'esperienza di Apliqo con i clienti: un modo pratico per implementare le Rolling Forecast

In conclusione della riunione, Apliqo ha condiviso la propria esperienza e alcuni suggerimenti pratici su come le aziende possono implementare le Rolling Forecast:

Comunicazione proattiva (promozione) – Ogni azienda dovrebbe valutare il valore aggiunto delle Rolling Forecast per la propria organizzazione e, una volta ottenuto il consenso della dirigenza, il team di progetto deve comunicare e promuovere proattivamente il concetto.

Analisi dello stato attuale dei piani (As-Is) (documentazione) – Il team di progetto deve esaminare tutti i livelli di pianificazione esistenti e documentarli. Molte organizzazioni o reparti utilizzano modelli di pianificazione contenenti informazioni cruciali per la Rolling Forecast, ma spesso tali modelli si trovano all'esterno dell'applicazione di pianificazione centrale esistente.

Livello analitico (identificazione dei driver) – Un modello di Rolling Forecast inizia con l'identificazione dei driver chiave del business. La base è costituita da un livello analitico che contiene i dati finanziari e operativi dell'azienda. Durante questa fase, il team di progetto dovrebbe utilizzare tecniche come il principio di Pareto (80/20) per concentrarsi solo sulle parti più rilevanti dell'attività. Ad esempio, non ha senso prevedere ogni singolo SKU o cliente in una Rolling Forecast: la previsione dovrebbe focalizzarsi unicamente sugli elementi chiave che rappresentano circa l'80% del business aziendale.

Modello di progettazione/Architettura – Una volta completata la parte analitica, il team di progetto deve costruire e progettare l'architettura per il modello di Rolling Forecast aziendale. Questo modello deve essere completamente trasparente e chiaramente documentato.

Collegare piani operativi e finanziari – I dati finanziari sono soltanto il risultato di driver o processi operativi. Senza i collegamenti tra piani operativi e finanziari, le organizzazioni faticano a identificare le relazioni di causa-effetto e a simulare diversi scenari a scorrimento.

Utilizzare le best practice di FP&A – Una Rolling Forecast non avrà successo se l'azienda non segue anche le migliori pratiche di FP&A, come la pianificazione basata sui driver (driver-based planning), la modellazione di scenari o la pianificazione integrata. È impossibile eseguire Rolling Forecast mensili o trimestrali in Excel o in altri sistemi basandosi unicamente su tecniche di pianificazione di base come l'inserimento manuale dei dati.

Definire frequenza e orizzonte temporale – La frequenza e l'orizzonte temporale dipendono principalmente dal ciclo guida (lead cycle) del settore e variano da mensile a trimestrale (frequenza) e con uno scorrimento da 2 a 6 trimestri (orizzonte temporale).

Eseguire e riesaminare i piani collaborativi – L'esecuzione di ogni Rolling Forecast si basa sui parametri sopra citati. Per una corretta implementazione di queste previsioni, la totale trasparenza durante il processo di revisione è fondamentale. La revisione deve basarsi su una panoramica chiara dei risultati e delle ipotesi chiave, e deve essere facilmente comprensibile anche per i membri dell'organizzazione che non si occupano di finanza. Durante le riunioni di revisione, il team di progetto dovrebbe essere in grado di modificare le ipotesi o i driver chiave e visualizzare immediatamente gli esiti e gli impatti sui risultati aziendali.

L'evento della scorsa settimana è stato ospitato e sponsorizzato dai partner FP&A Apliqo e Michael Page.

Tutto il team di Apliqo è impaziente di ritrovarvi ai prossimi eventi in programma per il 2019.

Il prossimo FP&A Board Meeting sponsorizzato da Apliqo si terrà a Francoforte e tratterà il tema del FP&A Business Partnering.