Quando ci si approccia per la prima volta all'implementazione di un nuovo sistema di FP&A, l'esperienza può risultare travolgente. C'è molto da fare bene, e le decisioni prese all'inizio hanno un impatto enorme su come l'intero sistema funzionerà per voi a lungo termine. Nel peggiore dei casi, una decisione iniziale errata può avere conseguenze durature con cui dovrete convivere. Per questo motivo, incoraggiamo sempre i nuovi clienti a prendersi il tempo necessario durante il processo di configurazione e a essere il più accurati possibile, poiché questo aiuterà a evitare molti grattacapi in seguito.

In quest'ottica, abbiamo pensato di dare una rapida occhiata ad alcune delle numerose funzionalità a cui vale la pena prestare attenzione durante la configurazione del vostro ecosistema di FP&A. Queste si trovano tutte all'interno del modulo di amministrazione FPM di Apliqo, dove potete sperimentare e apportare modifiche a vostro piacimento. Tuttavia, per sfruttarlo al meglio, è necessario riflettere attentamente su quali siano effettivamente alcuni di questi pilastri fondamentali.

1. Ruoli.

Con una tale varietà di persone che interagiscono con il vostro sistema, dovreste considerare attentamente cosa ciascuna persona può e non può fare nel rispettivo ruolo. Apliqo FPM consente di impostare autorizzazioni di accesso e modifica altamente specifiche per ogni tipo di utente, permettendovi di controllare chi può fare cosa e quando, nonché quali dati e strutture aziendali possono visualizzare e modificare.

2. Backup dei dati.

Non sottolineeremo mai abbastanza quanto sia importante eseguire regolarmente il backup dei propri dati. Stabilendo una strategia e un processo solidi fin dall'inizio, vi assicurerete di non essere mai colti di sorpresa in caso di problemi. Potrete eseguire il ripristino da un backup recente e tirare un sospiro di sollievo.

3. Orizzonte temporale.

L'impostazione degli orizzonti temporali per i dati storici e per la pianificazione aiuta ad allineare il sistema in modo più generale con i vostri requisiti strategici e normativi. Questo garantisce un benchmarking più significativo e, di conseguenza, un percorso più lineare.

4. Piano dei conti.

Il piano dei conti della vostra azienda è il cuore pulsante di tutta la pianificazione e analisi finanziaria ed è quindi fondamentale valutarlo attentamente. Prendersi del tempo per trovare una soluzione praticabile per le vostre esigenze specifiche ripagherà ampiamente man mano che la vostra azienda cresce e si espande.

5. KPI.

Dovreste avere sempre ben chiaro quali sono i KPI più importanti per la vostra azienda e, integrandoli nelle fondamenta del vostro sistema finanziario, potrete assicurarvi che siano sempre in primo piano.

6. Segmentazione aziendale.

Quando analizzate e suddividete i dati aziendali, dovreste utilizzare più viste distinte che risultino più pertinenti per determinati responsabili delle decisioni. Pertanto, dovreste segmentare le vostre attività di conseguenza per creare una chiara demarcazione che possa semplificare notevolmente il processo di reporting. L'uso di gerarchie alternative è fondamentale in questo contesto per poter analizzare o sezionare sia i risultati consuntivi sia le previsioni.

7. Granularità.

Non lasciatevi intrappolare nel paradosso tra precisione e accuratezza. Può rivelarsi una trappola. I sistemi moderni possono archiviare enormi quantità di dati, ma solo perché è possibile fare qualcosa non significa che si debba farlo. È del tutto normale, anzi appropriato, che budget e previsioni presentino una granularità diversa rispetto ai dati effettivi. Un livello eccessivo di dettaglio nelle previsioni può generare molto lavoro aggiuntivo senza alcun valore aggiunto. La selezione della granularità appropriata sia per i dati effettivi che per quelli previsionali è una delle decisioni più importanti durante la configurazione di un sistema.

8. Connettori esterni.

Quando utilizzate uno strumento come Apliqo, avete la possibilità di connettervi a un'ampia varietà di applicazioni software esterne in grado di importare ed esportare dati dal vostro sistema. Configurare tutto ciò in anticipo facilita l'implementazione, consentendovi di sfruttare al meglio i sistemi su cui già fate affidamento.

9. Driver di pianificazione.

Potete iniziare impostando alcuni driver chiave di ricavo e di costo, che influenzeranno poi le vostre funzionalità di pianificazione e previsione. Questi possono naturalmente essere adattati nel tempo, ma iniziare presto è un'ottima idea per poter prendere decisioni tempestive con un solido supporto.
Questi punti scalfiscono appena la superficie di come si presenta un'implementazione efficace, ma speriamo vi diano un'idea di alcune delle considerazioni chiave da tenere a mente.

Come già accennato, troverete i comandi per gestire tutto questo all'interno del modulo di amministrazione FPM, rendendo estremamente semplice ottenere la configurazione desiderata per la vostra organizzazione. L'interfaccia ha recentemente subito un restyling, quindi vale sicuramente la pena dare un'occhiata! Ci auguriamo di poter massimizzare i risultati e migliorare l'efficienza complessiva rendendo questa funzionalità aggiuntiva più accessibile per i nostri utenti.