Quando ci si approccia per la prima volta all'implementazione di un nuovo sistema di FP&A, l'esperienza può risultare travolgente. C'è molto da fare bene e le decisioni prese all'inizio avranno un impatto enorme su come l'intero sistema funzionerà a lungo termine. Nel peggiore dei casi, una decisione iniziale errata può avere conseguenze durature con cui dovrete convivere. Di conseguenza, incoraggiamo sempre i nuovi clienti a prendersi il proprio tempo durante il processo di configurazione e ad essere il più accurati possibile, poiché ciò aiuta a evitare molti grattacapi in futuro.

In quest'ottica, abbiamo pensato di dare un breve sguardo ad alcune delle numerose funzionalità a cui vale la pena prestare attenzione durante la configurazione del vostro ecosistema FP&A.  Queste si trovano tutte nel modulo di amministrazione di Apliqo FPM, dove potete effettuare tutte le modifiche e le regolazioni che desiderate.  Tuttavia, per sfruttarlo al meglio è necessaria una riflessione su quali siano effettivamente alcuni di questi pilastri iniziali fondamentali.

1. Ruoli.  Con una varietà così ampia di persone che interagiscono con il vostro sistema, vorrete riflettere attentamente su cosa ciascuna persona può e non può fare nel proprio ruolo specifico.  Apliqo FPM consente di impostare autorizzazioni di accesso e di modifica estremamente specifiche per ogni tipo di utente, in modo da poter controllare chi può fare cosa, quando, e a quali dati e strutture aziendali può accedere in visualizzazione e in scrittura.
   
   

2. Backup dei dati.  Non sottolineeremo mai abbastanza l'importanza di effettuare regolarmente il backup dei dati.  Definendo fin dall'inizio una strategia e un processo solidi, vi assicurerete di non trovarvi mai impreparati in caso di imprevisti.  Potrete così ripristinare il sistema da un backup recente e tirare un grande sospiro di sollievo.
   
   

3. Orizzonte temporale.  L'impostazione degli orizzonti temporali per i dati storici e per la pianificazione aiuta ad allineare il sistema in modo più generale con i vostri requisiti strategici e normativi.  Ciò consente un benchmarking più significativo e, di conseguenza, un percorso più lineare.
   
   

4. Piano dei conti.  Il piano dei conti della vostra azienda è il cuore pulsante di tutta la pianificazione e l'analisi finanziaria, quindi è fondamentale valutarlo attentamente.  Prendersi del tempo in questa fase per trovare una soluzione adatta alle vostre esigenze specifiche darà risultati straordinari man mano che l'azienda cresce e si espande.
   
   

5. KPI.  Dovreste sempre essere consapevoli di quali siano i KPI più importanti per la vostra organizzazione e, integrandoli nelle fondamenta del vostro sistema finanziario, potrete assicurarvi che siano sempre al centro dell'attenzione.
   
   

6. Segmentazione del business.  Nell'analizzare e scomporre i dati aziendali, vorrete sfruttare diverse viste che risultino più pertinenti per specifici decisori.  Pertanto, è opportuno segmentare adeguatamente le attività per creare una netta demarcazione che possa semplificare notevolmente il processo di reporting. L'uso di gerarchie alternative è fondamentale in questo senso per poter analizzare o sezionare («slice & dice») sia i risultati che le previsioni.
   
   

7. Granularità. Non cadete nella trappola del paradosso tra precisione e accuratezza. Può essere una vera insidia. I sistemi moderni sono capaci di gestire enormi volumi di dati, ma solo perché qualcosa è fattibile non significa che si debba necessariamente fare. È del tutto normale, anzi opportuno, che budget e previsioni abbiano un livello di granularità differente rispetto ai dati consuntivi. Un livello di dettaglio eccessivo nelle previsioni può generare molto lavoro aggiuntivo senza apportare alcun valore aggiunto. La scelta della granularità appropriata sia per i dati consuntivi che per le previsioni è una delle decisioni più importanti durante la configurazione del sistema.
   
   

8. Connettori esterni.  Se utilizzate uno strumento come Apliqo, avete la possibilità di connettervi a un'ampia varietà di applicazioni software esterne in grado di scambiare dati con il vostro sistema.  Configurare questo aspetto fin da subito agevola l'implementazione, consentendovi di sfruttare al meglio i sistemi su cui già fate affidamento.
   
   

9. Driver di pianificazione.  Potete iniziare impostando alcuni driver chiave sia per i ricavi che per i costi, che alimenteranno poi le vostre funzionalità di pianificazione e previsione.  Questi elementi possono naturalmente essere perfezionati nel tempo, ma è una buona idea iniziare a definirli presto, in modo da poter prendere immediatamente decisioni supportate da dati concreti.

   
   

Questi aspetti sfiorano appena la superficie di ciò che comporta un'implementazione efficace, ma ci auguriamo che vi offrano un'idea di alcune delle considerazioni chiave che dovrebbero essere messe in primo piano.

Come accennato, troverete i comandi per gestire tutti questi elementi all'interno del modulo di amministrazione di FPM, il che rende facilissimo ottenere la configurazione desiderata per la vostra organizzazione.  L'intera interfaccia è stata rinnovata di recente, quindi vale sicuramente la pena dare un'occhiata!  Ci auguriamo che, rendendo queste funzionalità aggiuntive più accessibili per i nostri utenti, si possano massimizzare i risultati e migliorare l'efficienza a tutti i livelli.