Nel secondo appuntamento della nuova serie di webinar di Apliqo, il nostro relatore ospite Jack Alexander vi guiderà su come ottimizzare i vostri processi di budgeting e pianificazione.

Il problema del budgeting tradizionale

"I modelli di pianificazione tradizionali hanno una forte impostazione finanziaria", afferma Jack. "Il grosso problema è che la maggior parte dei manager considera questi piani come meri esercizi contabili che non sono loro di alcun aiuto."

In questi modelli tradizionali di pianificazione e budgeting, molti driver e punti chiave rimangono sepolti nei dettagli. Tutti gli input vengono trattati allo stesso modo e, in genere, la redazione dei piani richiede molto tempo. Cosa ancora più importante, i modelli tradizionali di budgeting e pianificazione non tengono conto dell'incertezza.

"La mia carriera si estende per 5 decenni, a partire dagli anni '70, e non ricordo un'epoca caratterizzata da cambiamenti e incertezze maggiori rispetto a quella attuale", afferma Jack. "Stando così le cose, non possiamo semplicemente continuare a utilizzare nell'ambiente odierno gli stessi strumenti legacy e i processi tradizionali di budgeting di anni fa."

Per aiutarvi ad allontanarvi da questi approcci tradizionali alla pianificazione e al budgeting, Jack suggerisce quanto segue:

Le 5 migliori best practice di Jack Alexander per il budgeting e la pianificazione

1. Definire linee guida di pianificazione top-down

Il primo passo per migliorare i vostri processi di budgeting è definire alcune linee guida di pianificazione a livello esecutivo che facilitino la creazione dei piani e delle proiezioni future.

Gli approcci tradizionali di budgeting sono strutturati dal basso verso l'alto (bottom-up), per cui molti dei dati chiave che riflettono le prestazioni aziendali finiscono per perdersi nei dettagli dei report e dei budget.

"Tradizionalmente, si chiedeva alle persone di fornire stime di budget dettagliate, che venivano poi riassunte nei report di reparto e infine confluivano in un conto economico", afferma Jack.

"Uno dei problemi principali di questo approccio è che offre una prospettiva quasi esclusivamente finanziaria, anziché una revisione completa delle prestazioni aziendali."

Per migliorare questo aspetto, Jack raccomanda di utilizzare un budgeting top-down in cui il team esecutivo, insieme al dipartimento finanziario, elabori una panoramica di alto livello per l'anno a venire, oltre a semplici linee guida per supportare la pianificazione futura.

2. Utilizzare analisi basate sui driver (driver-based analytics)

Un altro aspetto fondamentale per una pianificazione più efficace è identificare i driver aziendali chiave e concentrarsi su di essi.

Ora, questi driver varieranno ovviamente da azienda ad azienda. Tuttavia, esiste una serie di driver universali alla base delle prestazioni di quasi tutte le imprese. Tra questi rientrano:

• Ricavi e margini

• Driver di costo principali

• Fattori macroeconomici

• Investimenti principali

• Capitale umano

• Rischi e opportunità (upsides)

3. Utilizzare i rolling forecast per una panoramica aziendale dettagliata

"Il rolling forecast, o prospettiva aziendale a scorrimento, è davvero un elemento chiave per sviluppare un solido framework di pianificazione nel contesto odierno in rapida evoluzione", afferma Jack.
A differenza dei rendiconti di budget tradizionali o dei modelli di previsione statici, il rolling forecast offre alle aziende la flessibilità necessaria per rimodulare le proprie prospettive in tempo reale, in risposta ai cambiamenti del contesto di business.
 
Secondo Jack, un rolling forecast solido deve sempre:

• Avere un orizzonte di previsione di almeno 12 mesi

• Disporre di un modello di previsione robusto ma flessibile, modificabile in corso d'opera

• Esplicitare chiaramente le ipotesi chiave e i business driver dell'azienda (come quelli elencati in precedenza)

• Offrire una valutazione completa delle prestazioni

  
  

"Il rolling forecast può davvero diventare la pietra angolare delle vostre proiezioni, poiché può confluire direttamente nel vostro piano operativo e porre inoltre le basi per le proiezioni a lungo termine", afferma Jack.
 
I rolling forecast costringono inoltre la vostra organizzazione a identificare i trend e le incertezze per i successivi 12-24 mesi, offrendo così al team esecutivo l'opportunità di affrontare tempestivamente questi vantaggi e sfide.

4. Sfruttare le proiezioni di performance a lungo termine

"Nel valutare le prestazioni a lungo termine, ciò che faremo essenzialmente è estendere l'orizzonte di previsione, e questo introduce alcune sfide peculiari", afferma Jack.
 
A differenza dei rolling forecast, queste analisi a lungo termine hanno un orizzonte di 3-7 anni e tengono conto di un numero maggiore di rischi e incertezze rispetto a una prospettiva a 12-24 mesi.
 
Grazie alla loro portata estesa, questi piani offrono una visione decisamente più completa delle prestazioni aziendali e forniscono al team esecutivo una visione d'insieme ('big picture'). Stando così le cose, le proiezioni a lungo termine sono estremamente utili per guidare:

• Pianificazione strategica

• Decisioni di investimento di capitale

• Fusioni e acquisizioni

• Valutazione dell'organizzazione nel suo complesso

  
  

Le proiezioni di performance a lungo termine devono essere flessibili, proprio come i rolling forecast, affinché il team possa modellare diversi scenari per riflettere gli effetti di fattori quali nuove acquisizioni, prodotti o investimenti su ricavi, ROI, redditività e altro ancora.

5. Utilizzare l'analisi di scenario per proiezioni ancora più approfondite

"L'analisi di scenario è una narrazione plausibile del futuro, o una storia, che incide su molte variabili all'interno dell'organizzazione", afferma Jack. Questo tipo di analisi è estremamente importante data l'incertezza economica con cui le aziende si confrontano oggi.
 
A differenza dell'analisi di sensibilità, l'analisi di scenario non si limita a modificare e misurare le variazioni di una singola variabile (come il fatturato, ad esempio). Prende invece in considerazione un'intera narrazione (come una recessione, ad esempio) e i diversi modi in cui questa potrebbe ripercuotersi sull'organizzazione.
 
"Nel caso in cui si consideri una recessione, ad esempio, un'analisi di scenario terrebbe conto di variabili quali volumi unitari, prezzi, turnover del capitale umano, retribuzioni e altro ancora", afferma Jack.
 
L'analisi di scenario va oltre la maggior parte degli altri strumenti di pianificazione e fornisce informazioni eccezionalmente approfondite sulle prestazioni aziendali in diverse situazioni, contribuendo a istituzionalizzare la consapevolezza dell'incertezza e incoraggiando una discussione aperta sulle molteplici possibilità, sia positive che negative, all'orizzonte.

Iniziate a pianificare meglio, già da oggi

Con le giuste linee guida e i driver appropriati, l'adozione di processi di pianificazione quali rolling forecast, proiezioni a lungo termine e analisi di scenario può cambiare per sempre il modo in cui valutate le prestazioni della vostra azienda.
 
In Apliqo, siamo orgogliosi di aiutare i CFO e i loro team finance a essere più efficaci. Assicuratevi di partecipare al nostro prossimo webinar su come prepararsi e gestire le fasi di contrazione economica l'11 dicembre 2019.