Nella sua presentazione, Jack ci ha mostrato come valutare efficacemente sia i nostri processi finanziari che i talenti all'interno del nostro team per soddisfare le richieste dell'evoluzione dell'ambiente FP&A. Di seguito, condivideremo 3 dei migliori consigli di Jack basati sui suoi oltre 40 anni di esperienza.

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Comprendere le sfide dell'attuale contesto FP&A

Il panorama del FP&A sta cambiando. L'avvento dei Big Data, l'analisi avanzata, la visualizzazione dei dati evoluta, le nuove tecnologie e l'IA stanno aumentando le richieste e le aspettative nei confronti dei team finanziari.

"Il FP&A è sempre stato un'attività chiave a valore aggiunto nella finanza", afferma Jack. "Tuttavia, l'ampiezza e la portata del FP&A sono cambiate radicalmente nel tempo".

Oggi, i team FP&A devono fare di più che eseguire semplicemente i soliti vecchi report storici che analizzano i dati del passato. Al contrario, i dirigenti si aspettano che i loro team FP&A assumano un ruolo più attivo nell'organizzazione e contribuiscano a generare valore per l'azienda.

Il ruolo del FP&A era tradizionalmente incentrato su reportistica, analisi e proiezioni più standardizzate, che rientrano tipicamente nell'ambito di Finanza e Contabilità. Ora, tuttavia, tale ruolo si è ampliato per includere l'analisi delle prestazioni (come la gestione dei KPI e il benchmarking), le previsioni continue (rolling forecast), l'analisi avanzata dei dati, la data visualization e altro ancora.

Purtroppo, molti CFO faticano a far sì che i propri team si adattino a questo nuovo ruolo. Nella sua esperienza, Jack ha riscontrato che i CFO e i team FP&A non riescono ripetutamente a soddisfare queste nuove aspettative a causa di:

• Pressioni sui budget e sui tempi.

• Opportunità limitate di sviluppo e formazione.

• Sistemi legacy obsoleti e privi delle funzionalità necessarie.

• Scarse capacità comunicative e di presentazione.

• Mancanza di visione di business tra analisti e responsabili dei team finance.

• Modelli di pianificazione deboli.

• Mancanza di una "mentalità orientata al servizio".

1. Valutazione: il primo passo per migliorare i processi FP&A

È molto probabile che tu ti riconosca nelle sfide sopra citate e che sia desideroso di scoprire come superarle. Tuttavia, prima di poter iniziare ad apportare modifiche concrete al tuo reparto, devi prima eseguire un'analisi approfondita del tuo team, dei processi e degli strumenti.

"Migliorare il FP&A comporta fare progressi sulle persone, sui processi e sulla tecnologia", afferma Jack.
"In genere, tuttavia, non viene effettuata una valutazione approfondita della situazione attuale del FP&A, ed è proprio ciò che dobbiamo fare per identificare opportunità di miglioramento ad alto impatto", aggiunge.

Jack consiglia di iniziare con un'analisi di:

• Report e proiezioni: elenca tutti i report elaborati dal tuo team FP&A. Analizza la quantità di tempo richiesta per ciascun report, il valore che fornisce e una valutazione da parte dei clienti interni. Sulla base di questa analisi, vedrai rapidamente quali report sono cruciali per le attività aziendali, quali necessitano di miglioramenti e quali possono essere del tutto eliminati.

• Metodologie di reporting: è importante esaminare i metodi alla base di ciascuno dei tuoi report/proiezioni e verificare se sono in linea con le nuove best practice di FP&A. Prendi il tuo piano annuale, ad esempio, e valuta se è basato sui driver (driver-based) e se fornisce una chiara analisi di scenario, piuttosto che una semplice prospettiva finanziaria più tradizionale.

• Team e organizzazione: per ottimizzare l'uso del team e delle risorse, è utile analizzare i tuoi talenti; inventariare le loro competenze ed esperienze; analizzare la solidità e la profondità della squadra (bench strength); esaminare i piani di successione e valutare criticamente la distribuzione delle prestazioni. Da lì, capirai se hai le persone giuste per far progredire il team o se devi investire in nuovi talenti.

• Strumenti: una volta esaminati collaboratori e processi, vorrai analizzare gli strumenti e la tecnologia a disposizione del team. Il FinTech si è evoluto ben oltre Excel, e il tuo team dovrebbe disporre degli strumenti giusti per massimizzare la propria efficienza.

2. Considerare il FP&A come un servizio, non come un mero esercizio finanziario

Dopo aver esaminato i report e il personale FP&A, Jack consiglia di lavorare per instaurare una "mentalità di servizio" all'interno del team.

"In finanza non pensiamo spesso di essere al servizio di un insieme di clienti", afferma Jack. Tuttavia, come abbiamo visto in precedenza, la finanza è sempre stata un'attività di alto valore per qualsiasi azienda, ed è importante rafforzare questo concetto con il proprio team.

Per aiutarti a migliorare i tuoi processi, Jack consiglia di condurre un'"indagine sui clienti" in cui chiedere ai dipartimenti chiave dell'azienda (come il consiglio di amministrazione, il CFO o chiunque riceva i tuoi report) di discutere di:

• Quali report utilizzano regolarmente e come possono essere migliorati.

• Se questi report sono concisi e ben presentati.

• Su quale area aziendale il cliente desidererebbe maggiori approfondimenti/analisi.

• Quali sono le loro sfide/obiettivi principali e in che modo il team FP&A può aiutarli a raggiungerli.

• Se il cliente considera il FP&A una risorsa affidabile a cui attingere per informazioni e supporto.

"Nella mia esperienza, questo solo processo porterà il tuo FP&A a un nuovo livello, in cui sarai più collaborativo con l'intera organizzazione", afferma Jack. Sulla base dei risultati di questa indagine, dovresti essere rapidamente in grado di individuare le aree in cui migliorare il livello di servizio verso il resto dell'azienda.

3. Esaminare le best practice di FP&A

L'ultimo consiglio di Jack per valutare e migliorare i tuoi processi FP&A consiste nell'eseguire una revisione delle best practice. In questa fase, confronterai il tuo team e i tuoi processi con le best practice leader che stanno realmente facendo progredire il FP&A.

In questa analisi, dovrai considerare aspetti quali:

• Modellazione: stai documentando e utilizzando i modelli più aggiornati disponibili?

• Proiezioni e previsioni: utilizzi, ad esempio, rolling forecast e pianificazione basata sui driver? Le tue previsioni sono orientate al business?

• Reporting: i tuoi report sono ben presentati e vengono effettivamente utilizzati dai tuoi clienti?

• Tecnologia e sistemi: sei ancora bloccato su Excel o hai accesso ai software più recenti per velocizzare i tuoi processi?

• Integrazione del Performance Management: i tuoi processi sono integrati con la gestione delle prestazioni (performance management) o stai ancora eseguendo mere routine finanziarie obsolete?

• Servizio clienti: il tuo team possiede una mentalità orientata al servizio?

• Capitale umano: il tuo team possiede le competenze e l'esperienza necessarie per essere il più produttivo possibile? Hai bisogno di investire in nuovi talenti o in opportunità di sviluppo professionale?

Esempi di aree chiave di miglioramento

Una volta completata la revisione sopra descritta, vorrai riunirti con i tuoi clienti interni e il senior management per definire un chiaro piano d'azione per iniziare a migliorare il tuo FP&A.

"È importante individuare alcune opportunità ad alto impatto e risultati facilmente raggiungibili (low-hanging fruit) per ottenere slancio e iniziare a dimostrare che fai sul serio nel voler migliorare i risultati del tuo FP&A", afferma Jack.

Nella sua esperienza, Jack ha identificato le seguenti aree di FP&A che offrono quasi sempre alcuni di questi facili risultati:

• Presentazione e comunicazione: l'80% del valore di un'analisi deriva dalla sua presentazione. Sfortunatamente, la maggior parte dei team finanziari non comunica e non presenta in modo adeguato i propri report e proiezioni. Per migliorare il modo in cui presenti i tuoi dati, assicurati di:

  • Conoscere il tuo pubblico.

  • Usare il gergo aziendale anziché una terminologia prettamente finanziaria.

  • Sintetizzare i risultati e i punti chiave. Nessuno ha il tempo di leggere report di 50 pagine.

  • Non limitarti a identificare i problemi. Proponi azioni raccomandate basate sulle tue conclusioni.

• Integrare FP&A e gestione delle prestazioni: l'area Finance ha una posizione privilegiata per guidare e indirizzare la gestione delle prestazioni. Per integrare i due ambiti, il FP&A deve lavorare con dati in tempo reale, pianificazione di scenari what-if e metodologie basate sui driver. In questo modo, il FP&A può iniziare a generare valore reale per l'azienda collegando i principali fattori trainanti di business a chiari risultati finanziari.

• Sviluppare le capacità analitiche individuali: purtroppo, alcune aziende non danno priorità allo sviluppo personale dei membri o dei dirigenti del team finanziario. In queste situazioni, spetta al singolo individuo assumersi la responsabilità della propria crescita. È possibile farlo attraverso:

  • Formazione accademica o formale.

  • Materiali di consultazione come webinar, corsi gratuiti, libri e risorse online.

  • La creazione di un portfolio di esempi analitici che desideri adottare.

Smetti di limitarti a elaborare numeri, aumenta l'efficienza del tuo FP&A oggi stesso

Migliorare il tuo FP&A richiede un'analisi approfondita del team e dei processi attuali, l'adozione di una mentalità orientata al servizio all'interno della squadra e una revisione dettagliata delle migliori pratiche correnti di FP&A.

In Apliqo, ci dedichiamo ad aiutare i CFO e i loro team a smettere di macinare numeri, affinché possano concentrarsi sulla creazione di valore reale per la propria organizzazione.