LAPP
Transformation des capacités de planification et de prévision dans l'activité projets d'un fournisseur majeur de solutions de stockage automatisé et de systèmes de manutention.
Lutz Grotebrune
Directeur Financier LA EMEA | LAPP
Vue d'ensemble
Les grandes entreprises mondiales sont toutes confrontées à des défis similaires lorsqu'il s'agit d'aligner leurs nombreuses équipes pour aller dans la même direction. À partir d'une certaine taille, vous ne pouvez plus simplement compter sur des directives descendantes, car cela ne fonctionne tout simplement pas à grande échelle. Il y a trop d'éléments en mouvement et d'incitations différentes qui rendent très difficile l'obtention d'un alignement à l'échelle de l'entreprise par les seuls mots.
Au lieu de cela, vous devez être capable de vous appuyer sur vos flux de travail pour maintenir le type de cohérence et de détail qui permet d'obtenir une orientation stratégique plus uniforme. C'est exactement le défi que nous allons aborder dans cette étude de cas.
LAPP Group est une grande entreprise familiale allemande qui fournit une large gamme de solutions dans le domaine des technologies du câble et de la connexion. Elle compte 20 sites de production différents et plus de 40 entités commerciales à travers le monde, ce qui rend très difficile le maintien d'une vision unifiée et de la gestion de la performance appropriée pour que tout reste sur les rails.
À ce titre, LAPP Group s'est tourné vers les solutions logicielles de planification et d'analyse financières (FP&A) d'Apliqo.
Défis
STRUCTURE
Au sein des différentes entités, divers systèmes ERP étaient en place. Certaines utilisaient SAP, tandis que d'autres utilisaient différents logiciels pour gérer leur performance financière. Par conséquent, lorsqu'il s'agissait de consolider toutes ces informations, cela demandait énormément de temps et d'efforts pour obtenir des résultats corrects, et des éléments passaient indubitablement entre les mailles du filet au cours du processus. Le système de consolidation supplémentaire qui était requis laissait grandement à désirer.
Un autre aspect qui compliquait les choses était le fait que chaque système fournissait des niveaux de granularité différents pour les données ; ainsi, chaque fois que l'on souhaitait effectuer une analyse, plusieurs itérations étaient nécessaires pour créer un niveau d'analyse cohérent à l'échelle du groupe.
En conséquence, l'analyse financière des tendances et des évolutions ne pouvait être réalisée qu'à un niveau relativement global, sans possibilité de zoom (drill-down) pour une analyse approfondie des causes profondes.
REPORTING
Le client ne disposait pas d'une interface de reporting standardisé ou de BI globale. Bien que certaines équipes aient recours à des outils tels que SAC, Lumira ou PowerBI, ces cas étaient rares et isolés. La grande majorité des rapports étaient envoyés au format Excel ou PDF.
Cela entraînait d'importantes limites et il était tout simplement impossible de mener des analyses spécifiques, car cela prenait trop de temps et détournait l'attention d'autres tâches à forte valeur ajoutée. Par conséquent, ils n'exploitaient tout simplement pas tout le potentiel de leurs données.
PLANIFICATION
Les processus de budgétisation et de planification étaient réalisés dans Excel, ce qui nécessitait de nombreuses itérations, une gestion des versions complexe et entraînait les erreurs inhérentes à ce type de système. En conséquence, le processus prenait beaucoup de temps à être finalisé, ce qui affectait la précision et la réussite de ces plans.
Le directeur financier (CFO) en avait assez et souhaitait une nouvelle approche conceptuelle, basée sur les inducteurs d'activité (driver-based) et intégrée à l'ensemble de l'organisation.
Compte tenu de ces défis, il était évident que la solution Apliqo FPM convenait parfaitement et offrirait la robustesse ainsi que l'agilité requises par une telle organisation. L'équipe s'est attachée à comprendre les problèmes de manière plus ciblée et a mis en œuvre une solution sur mesure, parfaitement adaptée aux enjeux que le client cherchait à résoudre.
La solution mise en œuvre
À la suite d'échanges plus approfondis avec le client, il a été déterminé qu'il souhaitait accomplir quatre objectifs principaux avec le nouveau système :
Une nouvelle base de données qui servirait de fondation à l'ensemble des données financières de l'organisation, tout en restant conviviale et facile à intégrer.
Une nouvelle solution de planification qui permettrait à l'entreprise de s'affranchir d'Excel au profit d'un système harmonisé entre toutes les entités, reposant sur un modèle basé sur des inducteurs (driver-based) et exploitant divers aspects de l'automatisation pour simplifier les processus.
Un nouveau système de reporting qui libérerait la valeur des données opérationnelles et commerciales, permettant des analyses plus sophistiquées à tous les niveaux.
L'ensemble devait être extrêmement convivial afin que chaque fonction de l'entreprise puisse prendre en main l'outil. Ils étaient déterminés à rompre avec la dépendance vis-à-vis du service informatique, qui créait d'importants goulots d'étranglement.
En gardant ces objectifs à l'esprit, l'équipe s'est mise au travail pour concevoir une solution de planification et d'analyse sur mesure capable de répondre à ces besoins. Tout d'abord, les modules préconçus d'Apliqo FPM répondaient largement à nombre de ces défis, constituant ainsi le point de départ. Nous avons mis en œuvre ces modules clés pour le compte de résultat (P&L), le bilan, le tableau des flux de trésorerie et certains KPI prédéfinis – en veillant constamment à ce que l'ensemble soit cohérent et bien assimilé par toutes les parties prenantes.
Côté reporting, les modules de FPM répondaient à leurs besoins, bien que quelques ajustements mineurs aient été requis en raison de la structure et de la hiérarchie de l'entreprise. Cela comprenait l'ajout d'un cube d'analyse des ventes supplémentaire, dans lequel des analyses détaillées sont réalisées jusqu'au niveau du client et du matériel.
Pour la planification, les modules standard de FPM ont été utilisés ; dotés de fonctionnalités de planification modernes, telles que la planification intégrée basée sur des inducteurs, ils permettent une modélisation de scénarios en « temps réel » à tous les niveaux de l'entreprise.
De plus, les modules FPM permettent une planification à moyen terme avec un niveau de granularité plus élevé que la planification opérationnelle. Tous ces domaines ont été harmonisés au sein d'une solution commune, créant une synergie inexistante au sein de l'entreprise auparavant.
Une solution personnalisée s'est avérée nécessaire pour concevoir un cube spécifique dédié aux prix de transfert afin de calculer la marge brute à l'échelle du groupe. En raison de la complexité de la chaîne d'approvisionnement, qui intégrait plusieurs sites de production, plateformes logistiques et unités de distribution, ce cube devait être en mesure de traiter les données provenant de diverses sources et de fournir des calculs précis de marge brute, directement exploitables au niveau des analyses du groupe.
Les résultats
Nous sommes ravis d'annoncer que le nouveau système a déjà apporté beaucoup de valeur à toutes les parties prenantes qui interagissent avec lui. Bien qu'il ait fallu un certain temps au départ pour se familiariser avec l'outil et l'adapter à des cas d'usage spécifiques, les possibilités offertes par Apliqo FPM sont infinies.
En tant qu'entreprise, ils n'ont guère eu besoin de plus que les fonctionnalités préconfigurées, ce qui leur a permis d'accélérer l'adoption et d'effectuer la transition depuis l'ancien statu quo en un rien de temps. Cela contraste fortement avec tant de projets logiciels lorsque l'on part de systèmes existants. Le temps et l'argent économisés sont considérables lorsque vous tirez parti de ce qu'Apliqo a déjà conçu.
L'avenir confirmera ces résultats au cours des deux prochaines années, mais les premiers signes indiquent qu'Apliqo FPM permet d'obtenir des capacités de planification et d'analyse plus unifiées et alignées, ce qui ne peut qu'améliorer l'orientation stratégique globale de l'organisation. Il existe encore une certaine dépendance envers l'équipe informatique pour assurer le bon fonctionnement, mais avec le temps, tous les acteurs pourront interagir plus directement avec le système, ce qui leur donnera plus d'autonomie pour obtenir les données et les analyses dont ils ont besoin à la demande.
En regardant vers l'avenir, le client est prêt à déployer cette solution à l'échelle mondiale et à poursuivre l'automatisation autant que possible afin que le système réduise les frictions partout où il le peut. Nous avons hâte de collaborer avec eux tout au long de ce parcours et de découvrir la valeur qui en résultera.
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