Leadec
Scopri come Leadec, leader globale nei servizi industriali, ha ottimizzato la propria funzione FP&A con Apliqo UX. Oliver Völker, Teamlead BI Applications, racconta come la sostituzione di strumenti di reporting frammentati e processi di pianificazione manuali con un'unica piattaforma intuitiva abbia consentito ai team finance di fornire insight più rapidi e coerenti, riducendo al contempo la dipendenza dall'IT.
Oliver Völker
Team Manager Global BI Applications, Leadec
Leadec è il principale fornitore di servizi al mondo specializzato nell'intero ciclo di vita di una fabbrica, operativo in oltre 380 sedi in 16 paesi e quattro continenti. Con circa 22.500 dipendenti a supporto dei clienti del settore manifatturiero nei settori di installazione, automazione, manutenzione e gestione degli impianti (facility management), i requisiti posti alla funzione finanziaria di Leadec sono notevoli.
Quando Oliver Völker è entrato in Leadec sette anni fa, il suo incarico era quello di progettare da zero un nuovo sistema di analisi e reporting. Nel corso degli anni, questo percorso si è trasformato in un programma globale completo per implementare ed espandere le capacità di pianificazione e analisi utilizzando IBM Planning Analytics e Apliqo UX. Questo caso di studio illustra un capitolo chiave di tale percorso: la trasformazione dei processi di pianificazione di Leadec.
Pianificazione tra diverse aree di business
La funzione finanza di Leadec supportava tre distinte applicazioni di pianificazione: una per la finanza aziendale relativa a profitti e perdite (P&L), una per le operation relativa a margine lordo e profitto lordo, e una per il controllo della holding relativa ai centri di costo. Tutte e tre erano basate su fogli web supportati da caricamenti basati su Excel. Il processo era lento da gestire, richiedeva un notevole sforzo manuale ed era difficile da mantenere e scalare in un'organizzazione distribuita a livello globale.
Velocità e usabilità
La combinazione di fogli web e cubi alla base della vecchia configurazione era lenta, creando frustrazione per gli utenti e limitando il ritmo di esecuzione dei cicli di pianificazione. Il team era ridotto rispetto alle richieste ricevute, rendendo fondamentale trovare un modo per ridurre il carico manuale e consentire agli utenti aziendali di lavorare in modo più indipendente.
Dipendenza dall'IT e divario nel self-service
Il team di BI era responsabile di un elevato volume di lavoro di configurazione e supporto che, idealmente, avrebbe dovuto essere gestito direttamente dal personale di finanza e controllo. L'obiettivo era passare a un modello self-service in cui gli utenti aziendali potessero gestire i propri report, pubblicare output e lavorare con i dashboard senza dover inoltrare le richieste al team di BI.
Gestire tre applicazioni di pianificazione strategiche per l'azienda tramite fogli web basati su Excel era un processo lento, fragile e impossibile da scalare.
Apliqo UX è stato implementato insieme a IBM Planning Analytics, sostituendo le tre applicazioni di pianificazione separate basate su fogli web con una soluzione unificata e gestita centralmente. Un risultato fondamentale è stato lo sviluppo di un approccio basato su modelli incentrato su un cubo centrale, in cui vengono inseriti tutti gli input e i parametri, inclusi tempistiche di processo, periodi di budget e cicli di forecast. Una volta configurato, il processo viene eseguito automaticamente, generando report per ciascuna applicazione con le strutture di riferimento e le colonne corrette.
La migrazione ad Apliqo UX ha inoltre consentito a Leadec di sfruttare la funzionalità di caricamento tramite CSV, ottimizzando ulteriormente l'immissione dei dati e riducendo i passaggi manuali. Il risultato è stato un ambiente di pianificazione notevolmente più rapido e automatizzato che ha garantito all'azienda la velocità e l'affidabilità di cui aveva bisogno, in particolare durante periodi ad alta pressione come la pandemia di COVID-19, in cui una rapida pianificazione degli scenari è diventata essenziale.
La trasformazione ha apportato miglioramenti significativi a tutte le funzioni di pianificazione e rendicontazione di Leadec. I processi di pianificazione che in precedenza si basavano su fogli web lenti e gestiti manualmente ora vengono eseguiti più rapidamente e con maggiore coerenza. Il cubo centrale e l'architettura dei modelli hanno ridotto la complessità del supporto continuo, consentendo al team di BI di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
Gli utenti aziendali hanno acquisito la capacità di gestire i propri report, pubblicare output e interagire direttamente con i dashboard, realizzando la visione di self-service che aveva guidato il progetto sin dall'inizio. L'ambiente di pianificazione è ora meglio attrezzato per rispondere rapidamente alle mutevoli condizioni aziendali, come dimostrato durante il COVID-19, quando l'azienda ha dovuto modellare rapidamente gli scenari e Apliqo era già pronto a supportarla.
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