LAPP
Trasformazione delle capacità di pianificazione e previsione nel business dei progetti di un fornitore leader di soluzioni di stoccaggio automatizzato e sistemi di movimentazione dei materiali.
Lutz Grotebrune
Chief Financial Officer LA EMEA | LAPP
Panoramica
Le grandi aziende globali affrontano tutte sfide simili quando si tratta di allineare i loro numerosi team per remare nella stessa direzione. Quando si raggiunge una certa dimensione, non si può più fare semplicemente affidamento su direttive dall'alto verso il basso perché, su larga scala, questo approccio non funziona. Ci sono troppe parti in movimento e incentivi diversi che rendono molto difficile raggiungere l'allineamento a livello aziendale solo con le parole.
Al contrario, è necessario poter contare sui propri flussi di lavoro per mantenere quel tipo di coerenza e di dettaglio che favorisce una direzione strategica più uniforme. È proprio questa la sfida che tratteremo in questo caso di studio.
LAPP Group è una grande azienda a conduzione familiare con sede in Germania, che fornisce un'ampia varietà di soluzioni nel settore della tecnologia dei cavi e della connessione. Dispone di 20 diversi siti di produzione e di oltre 40 diverse entità di vendita in tutto il mondo, il che rende molto difficile mantenere una visione unificata e un'adeguata gestione delle prestazioni per mantenere tutto sulla giusta rotta.
Pertanto, LAPP Group si è rivolto alle soluzioni software di Financial Planning and Analysis (FP&A) di Apliqo.
Sfide
STRUTTURA
Tra le varie entità erano in uso diversi sistemi ERP. Alcune utilizzavano SAP, mentre altre impiegavano software differenti per gestire le proprie performance finanziarie. Ciò significava che, al momento di consolidare tutte queste informazioni, occorrevano una quantità immensa di tempo e fatica per ottenere dati corretti, e indubbiamente alcuni dettagli finivano per sfuggire durante il processo. L'ulteriore sistema di consolidamento necessario lasciava molto a desiderare.
Un altro aspetto che complicava le cose era il fatto che ciascun sistema forniva diversi livelli di granularità dei dati, pertanto, ogni volta che si voleva eseguire un'analisi, erano necessarie varie iterazioni per creare un livello di analisi sensato a livello di gruppo.
Di conseguenza, l'analisi finanziaria su trend ed evoluzioni poteva essere condotta solo a un livello relativamente alto, mancando di opzioni di drill-down per un'analisi più approfondita delle cause primarie.
REPORTING
Il cliente non disponeva di un sistema di reporting globale standard o di un frontend di BI. Sebbene alcuni team utilizzassero strumenti come SAC, Lumira o PowerBI, si trattava di casi rari e isolati. La stragrande maggioranza dei report veniva inviata in formato Excel o PDF.
Ciò comportava gravi limitazioni e non era affatto fattibile intraprendere analisi specifiche perché avrebbero richiesto troppo tempo, distogliendo l'attenzione da altre attività ad alto valore. Di conseguenza, i dati non venivano semplicemente sfruttati al massimo del loro potenziale.
PIANIFICAZIONE
I processi di pianificazione e budgeting avvenivano in Excel, richiedendo numerose iterazioni, un complesso controllo delle versioni e i conseguenti errori tipici di questo tipo di sistema. Di conseguenza, il processo richiedeva molto tempo per essere finalizzato e ciò incideva sulla precisione e sull'efficacia finale di tali piani.
Il CFO ne aveva abbastanza e desiderava un nuovo approccio concettuale basato sui driver (driver-based) e integrato in tutta l'organizzazione.
Tenendo conto di queste sfide, era evidente che la soluzione Apliqo FPM fosse la scelta ideale, in grado di garantire la solidità e l'agilità richieste da un'organizzazione di questo tipo. Il team si è quindi impegnato a comprendere le problematiche nel dettaglio, implementando un pacchetto su misura perfettamente in linea con gli obiettivi del cliente.
La soluzione implementata
In seguito a ulteriori colloqui con il cliente, è emerso che quest'ultimo desiderava raggiungere quattro obiettivi principali con il nuovo sistema:
Un nuovo database che fungesse da base per tutti i dati finanziari all'interno dell'organizzazione, pur rimanendo facile da usare e semplice da integrare.
Una nuova soluzione di pianificazione che allontanasse l'azienda da Excel a favore di uno strumento coerente in tutte le entità, basato su un modello driver-based e che sfruttasse vari aspetti delle automazioni per semplificare le attività.
Un nuovo sistema di reporting che liberasse il potenziale dei dati operativi e di vendita, consentendo analisi più sofisticate a ogni livello.
Tutto questo doveva essere incredibilmente facile da usare affinché tutti i ruoli aziendali potessero gestire lo strumento. Erano decisi a interrompere la dipendenza dall'IT, che causava notevoli colli di bottiglia.
Tenendo a mente questi obiettivi, il team si è messo al lavoro e ha iniziato a sviluppare una soluzione di pianificazione e analisi su misura in grado di soddisfare queste esigenze. Innanzitutto, i moduli preconfigurati di Apliqo FPM erano più che sufficienti per molte di queste sfide, costituendo quindi il punto di partenza. Abbiamo implementato questi moduli principali per conto economico (P&L), stato patrimoniale, rendiconto finanziario e per alcuni KPI predefiniti, assicurando in ogni momento che fossero coerenti e ben compresi da tutti gli stakeholder.
Per quanto riguarda il reporting, i moduli di FPM rispondevano adeguatamente alle loro esigenze, sebbene con alcuni lievi aggiustamenti dovuti alla struttura e alla gerarchia dell'azienda. Ciò ha compreso l'inclusione di un cubo aggiuntivo per le analisi di vendita, in cui vengono eseguite analisi dettagliate fino al livello di cliente e materiale.
Sul fronte della pianificazione, sono stati utilizzati i moduli standard di FPM, dotati di moderne funzionalità di pianificazione quali la pianificazione integrata basata su driver, che consentono la modellazione di scenari in "tempo reale" a tutti i livelli aziendali.
Inoltre, i moduli FPM consentono una pianificazione a medio termine a un livello di granularità superiore rispetto alla pianificazione operativa. Tutte queste aree sono state allineate con una soluzione comune, creando una sinergia che in passato non era presente in azienda.
È stata necessaria una soluzione personalizzata per un cubo di transfer pricing unico, indispensabile per calcolare il margine lordo a livello di gruppo. A causa della complessità della supply chain, che comprendeva diversi siti produttivi, hub e unità di distribuzione, questo cubo doveva essere in grado di elaborare i dati provenienti da varie fonti e fornire calcoli accurati del margine lordo utili per l'analisi a livello di gruppo.
I risultati
Siamo entusiasti di poter affermare che il nuovo sistema sta già offrendo un grande valore a tutti gli stakeholder che vi hanno interagito. Sebbene all'inizio ci sia voluto del tempo per imparare a conoscerlo a fondo e adattarlo a casi d'uso specifici, le possibilità offerte da Apliqo FPM sono infinite.
Come azienda, non hanno avuto bisogno di molto altro oltre alle funzionalità predefinite, il che ha permesso loro di accelerare l'adozione e compiere la transizione dal vecchio status quo in tempi record. Ciò è in netto contrasto con tantissimi progetti software quando si proviene da sistemi legacy. Il tempo e il denaro risparmiati sono notevoli quando si sfrutta ciò che Apliqo ha già sviluppato.
La vera prova del nove si vedrà nei prossimi due anni, ma i primi segnali indicano che Apliqo FPM sta consentendo funzionalità di pianificazione e analisi più unificate e allineate, che non potranno che migliorare la direzione strategica complessiva dell'organizzazione. C'è ancora una certa dipendenza dal team IT per garantire il corretto funzionamento, ma con il tempo tutti i soggetti coinvolti potranno interagire più direttamente con il sistema, portando a una maggiore autonomia nell'ottenere i dati e le analisi di cui hanno bisogno on demand.
Guardando al futuro, il cliente è pronto a implementarlo a livello globale e a continuare ad automatizzare il più possibile, affinché il sistema riduca gli attriti ovunque possibile. Non vediamo l'ora di collaborare con loro in questo percorso e di scoprire quale valore emergerà da questa esperienza.
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